Administratief medewerker

Ultima Vez is de productiestructuur van choreograaf, regisseur en filmmaker Wim Vandekeybus: een internationaal dansgezelschap met thuisbasis in Brussel.

  • Ultima Vez vzw, Brussel
  • Type: Voltijds
  • Deadline: 11/4/2021

Over deze job

De administratief medewerker levert ondersteunende diensten binnen het kader van dagelijks-, financieel- en personeelsbeleid. In je functie word je aangestuurd door de verantwoordelijke personeel en financiën.

  • Administratie
    • Administratie: opmaak verkoopfakturen, nazicht aankoopfacturen, opmaak onkostennota’s, verwerking visabetalingen, kasbetalingen, transacties via paypal-rekening (webshop en inschrijvingsgelden)
    • Voorbereiding van de boekhouding voor en in boekhoudpakket Zen-Soft (in samenwerking met externe accountant)
    • Assistentie bij financiële rapportering
    • Opvolging betalingen inschrijvingen workshops en beheer webshop
  • Personeels- en loonsadministratie
    • Dimona-aangiftes en opstellen van arbeidsovereenkomsten
    • Opstellen overeenkomsten voor samenwerking met vrijwilligers, zelfstandigen, freelance-medewerkers via SBK’s, stagiairs.
    • Beheer van persoonlijke gegevens van medewerkers (identity file, vakantie, ziekte)
    • Aanvraag en opvolging diverse personeelsadministratie: A1-formulieren, C4’s, attest tewerkstellingsattesten, loonfiches etc.
    • Aanspreekpunt voor internationale artistieke medewerkers met betrekking tot persoonlijke administratie: sociale zekerheid, mutualiteit, kinderbijslag, fiscaliteit, openen bankrekening, huurcontract etc.
    • Ondersteuning bij administratieve vereisten voor het tewerkstellen van buitenlandse medewerkers (visa, werkvergunningen)
  • (Optioneel) Office management
    • aanvullen van voorraden keuken-, kantoor- en onderhoudsmateriaal
    • beheer inkomende en uitgaande post, opvolging onderhoud kantooruitrusting
    • coördinatie schoonmaak van studio’s (in functie van de planning) en kantoren
    • sleutelbeheer
  • (Optioneel) Gebouwbeheer
    • coördinatie van onderhoud van technische installaties zoals verwarming, verluchting, alarmcentrale, elektriciteit (in nauwe samenwerking met de technische ploeg)
    • sleutelbeheer

Bijkomende info

Gepost op 2021-03-21