Zakelijk leider

ARGOS maakt tentoonstellingen en programma's, distribueert audiovisuele werken en bouwt, beheert en ontsluit een prominente collectie van kunstenaarfilms en -video's.

  • ARGOS centre for audiovisual arts, Brussel
  • Type: Deeltijds
  • Deadline: 27/5/2021

Over deze job

In samenspraak met de directeur, ontwikkelt zij/hij/hen een professioneel kader voor ARGOS, waarbij begrippen als solidariteit, diversiteit, vertrouwen, duurzaamheid en transparantie essentieel zijn.

  • Algemeen
    • Stroomlijnen van alle zakelijke en administratieve processen.
    • Verantwoordelijk voor de planning- en controlecyclus. Monitort tussentijdse prognoses. Het zo nodig uitzetten van beheersmaatregelen om de financieel-economische situatie te verbeteren.
    • Verantwoordelijk voor de voorbereiding van de jaarrekening.
    • Ondersteunend bij fondsenwerving en acquisitie; in samenspraak met de directeur.
    • Mede-onderhouden van contacten met subsidiënten en zakelijke (samenwerking)partners.
    • Is samen met de directeur aanwezig bij de bestuursvergaderingen en maakt de notulen.
    • Waakt over de juiste naleving van de Code Goed Bestuur: rapporteert en doet suggesties terzake.
    • Vervangt de directeur bij diens afwezigheid en geeft in deze hoedanigheid leiding aan de overige medewerkers.
    • Verantwoordelijk voor het gebouw en de inventaris.
    • Representeert de instelling intern en extern in de hoedanigheid van deelname aan diverse externe overleggen.
    • Rechterhand en sparring partner van de directeur.
  • Personeel:
    • Verantwoordelijk voor optimale interne organisatie en het creëren van voorwaarden die leiden tot een professioneel HR-klimaat. Werkt mee aan wervings- en beoordelingsprocedures, samen met de directeur.
    • Verantwoordelijk voor beheer en opvolging van verzekeringen, pensioenen, ziekmelding en registratie vakantie- en compensatiedagen.
    • Up to date houden van de personeelsdossiers.
    • Het beheren en ondersteunen van jobstudenten en vrijwilligers.
    • Het ontwerpen van arbeidscontracten en werkgeversverklaringen.
    • Aanspreekpunt zijn voor medewerkers bij vragen met betrekking tot personele gegevens.
    • Het administratief verwerken van in- en uitdiensttredingen.
    • Verantwoordelijk voor de contacten en goede opvolging van personeelskwesties met het sociaal secretariaat.
  • Administratie:
    • Verzorgen van de maandelijkse boekhouding, zodanig dat deze actueel is en een goed beeld geeft van de financiële situatie.
    • Opstellen, controleren en boeken van facturen.
    • Bewaken van de tijdige ontvangst van betalingen en verzorgen van de telefonische en / of schriftelijke herinneringen en / of aanmaningen.
    • Controleren van ontvangen betalingen, alsmede uitzoeken van verschillen.
    • Verifiëren van facturen op juistheid, kostenplaats e.d.
    • Voorbereiden en uitvoeren van betalingsopdrachten.
    • Samenstellen van diverse periodieke overzichten m.b.t. het jaarbudget.
    • Het voorbereiden, in overleg met de directeur, van de jaarlijkse begroting.
    • Contactpersoon met het externe boekhoudkundig kantoor en de revisor.
    • Uitvoeren van diverse financiële (project)administraties, ter ondersteuning van de directeur en budgethouders.

Bijkomende info

Gepost op 2021-04-30