De administratief medewerker levert ondersteunende diensten binnen het kader van dagelijks-, financieel- en personeelsbeleid. In je functie word je aangestuurd door de verantwoordelijke personeel en financiën.

• Administratie
  • Administratie: opmaak verkoopfakturen, nazicht aankoopfacturen, opmaak onkostennota’s, verwerking visabetalingen, kasbetalingen, transacties via paypal-rekening (webshop en inschrijvingsgelden)
  • Voorbereiding van de boekhouding voor en in boekhoudpakket exactonline (in samenwerking met externe accountant)
  • Assistentie bij financiële rapportering
  • Opvolging betalingen inschrijvingen workshops en beheer webshop
• Personeels- en loonsadministratie
  • Dimona-aangiftes en opstellen van arbeidsovereenkomsten
  • Opstellen overeenkomsten voor samenwerking met vrijwilligers, zelfstandigen, freelance-medewerkers via SBK’s, stagiairs.
  • Beheer van persoonlijke gegevens van medewerkers (identity file, vakantie, ziekte)
  • Aanvraag en opvolging diverse personeelsadministratie: A1-formulieren, C4’s, attest tewerkstellingsattesten, loonfiches etc.
  • Aanspreekpunt voor internationale artistieke medewerkers met betrekking tot persoonlijke administratie: sociale zekerheid, mutualiteit, kinderbijslag, fiscaliteit, openen bankrekening, huurcontract etc.
  • Ondersteuning bij administratieve vereisten voor het tewerkstellen van buitenlandse medewerkers (visa, werkvergunningen)
• Office management
  • aanvullen van voorraden keuken-, kantoor- en onderhoudsmateriaal
  • beheer inkomende en uitgaande post, opvolging onderhoud kantooruitrusting
  • coördinatie schoonmaak van studio’s (in functie van de planning) en kantoren
  • sleutelbeheer
• Gebouwbeheer
  • coördinatie van onderhoud van technische installaties zoals verwarming, verluchting, alarmcentrale, elektriciteit (in nauwe samenwerking met de technische ploeg)