Office manager

OP/TIL is een jonge organisatie die individuen, organisaties en besturen uit Vlaanderen en Brussel ondersteunt bij hun praktijkontwikkeling, subsidieaanvragen en beleidsvisie rond bovenlokale cultuur. De organisatie vindt haar oorsprong in het decreet Bovenlokale Cultuurwerking (2018). OP/TIL werkt vanuit de Ravensteingalerij in centrum Brussel. We vormen een klein en dynamisch team, waar iedereen mee de handen uit de mouwen steekt en zich flexibel opstelt.

  • OP/TIL, Brussel
  • Type: Deeltijds
  • Deadline: 11/12/2022

Over deze job

  • Je bent de administratieve ondersteuner bij de dienstverlening: beheer info@ en telefoon, inschrijvingen, facturatie, attesten, infopakketten samenstellen, CRM up-to-date houden
  • Je beheert de basisboekhouding (digitaal) & begroting, in nauw overleg met directeur en externe boekhouder/revisor
  • Je volgt personeelszaken op: voorbereiding loonsverwerking, contacten met sociaal secretariaat, …
  • Je voert financiële transacties uit, staat in voor facturatie, volgt de rekening op, … 
  • Je verzorgt het onthaal van bezoekers zowel in het kantoor van OP/TIL als tijdens onze evenementen buitenshuis. Je bent het gezicht en het eerste aanspreekpunt van OP/TIL.
  • Je werkt vlot met alle digitale toepassingen voor tekstverwerking en Excel/Spreadsheet: mailen, personeelszaken, boekhouding, e-banking, CRM Teamleader, …
  • Je houdt steeds rekening met GDPR bij het beheren van gegevens 
  • Je beheert de centrale agenda, boekt afspraken en vergaderzalen, verzamelt inschrijvingen… 
  • Je bewaakt het tijdig indienen van officiële documenten 
  • Je doet aankopen, bestellingen, beheert de aankopen
  • Je hebt idealiter een vlotte pen: documenten nalezen (gevoelig voor correcte spelling en grammatica), uittikken, verslagen in de huisstijl zetten
  • Je werkt vlot met onze externe leveranciers: EGW, verzekeringen, onderhoud, telefonie & internet 
  • Je beheert het administratief archief
  • Je werkt hoofdzakelijk van op het kantoor in Brussel. Je staat er ook voor in dat dat een fijne werkplek is voor alle collega’s. In dat kader maak je onder andere afspraken met het poetsbedrijf.

Bijkomende info

Gepost op 2022-11-15