Zaalverhuur & eventorganisatie

De Grote Post is een dynamisch cultuurhuis in de Stad aan Zee. Als extern verzelfstandigd agentschap van de Stad Oostende huisvesten we een CultuurCafé en zetten we veertien zalen in voor een eigen artistieke werking en verhuur aan derden. De werking wordt mogelijk gemaakt door een enthousiaste ploeg van zeven teams, een coördinatieteam en een algemeen coördinator.

  • De Grote Post, Oostende
  • Type: Deeltijds
  • Deadline: 31/5/2022

Over deze job

Jij maakt van De Grote Post het erfgoedtoneel voor ieder extern event. Samen met je collega’s ben jij de organisatorische rechterhand van honderden organisaties, verenigingen, bedrijven en particulieren bij de realisatie van hun activiteit, vergadering, voorstelling of evenement. Vanuit een analytische bril draag je bij aan een dynamisch zaalhuurbeleid en werk je mee aan een toekomstgerichte visie voor het gebruik van onze 14 zalen.

  • Je behandelt inkomende aanvragen voor zaalhuur. Je checkt beschikbaarheden en organiseert en begeleidt waar nodig plaatsbezoeken om samen met de klant de behoefte in kaart te brengen en tot een gepaste offerte te komen. Je onderhandelt contracten en garandeert een goede administratieve afhandeling van ieder dossier.
  • Je bent het aanspreekpunt voor de organisator/huurder en ondersteunt praktisch en productioneel bij de organisatie. Intern tref je de nodige voorbereidingen met o.a. team podiumtechniek, gebouw, … en je verzamelt alle info op een overzicht voor de collega’s die de permanentie en het onthaal verzorgen.
  • Je denkt mee met de klant en biedt ondersteuning om tegemoet te komen aan hun wensen. Of dat nu een internationaal congres is, een babyborrel of een activiteit van een lokale vereniging.
  • Wanneer de aard van de activiteit het vereist, zorg je voor begeleiding van de activiteit op de dag zelf, ter ondersteuning van het onthaal.
  • Je ontwikkelt rapporten en verzamelt data om terug te koppelen over de evoluties m.b.t. zaalhuur en via analyse aanbevelingen te formuleren voor het zaalverhuurbeleid.
  • Je bouwt aan een netwerk binnen diverse sectoren (Toerisme, Open Monumenten, sector- en koepelorganisaties, …) om De Grote Post als eventlocatie in de kijker te zetten bij diverse doelpublieken en toeleiding te garanderen.
  • Je gebruikt dat netwerk, aangevuld met cijfermatige analyses en inspiratievolle prospecties om aanbevelingen te doen aan het zaalverhuurbeleid. Intern zoek je naar kruisbestuivingen met andere teams om een inspirerend zaalverhuurbeleid uit te rollen dat beantwoordt aan de sociaal-maatschappelijke doelstelling van De Grote Post.

Bijkomende info

Gepost op 2022-05-11