De office manager zien we wat als ‘onze producer’. Je regelt het reilen en zeilen van het kantoor en het team. Als belangrijkste taak moet je de ‘pattex’ van het team zijn en her en der aan onze touwtjes trekken om alles wat we willen doen… te blijven doen. Een luisterend oor, een extra sterke brug tussen vennoten en medewerkers, een vertrouwenspersoon met een groot hart voor het team. Van bijna elk management-luik zit er een stukje ‘bijstand/voorbereiding’ bij jou. Voor elk luik ondersteunt één van de vennnoten jou, sommige items overleggen we met z’n 4 of met het hele team.

• Een stukje ‘HR’ bij: je verleent bijstand bij sollicitaties en aanwervingen, je begeleid hen doorheen de ‘onboarding’, je plant de feedback-gesprekken met de vennoten in, je stelt mee nieuwe vacatures op, je verwelkomt stagairs, …
• Je trekt aan de kar van het kennisbeheer: je boekt de opleidingen, je organiseert mee de murmuurtjes en murmuurmiddagen: je houdt deze kennisdeel- of ontwerpsessies op de agenda.
• Boekhouding: facturen uit en inkomende facturen/bonnetje inboeken in online systeem (BTW-aangiftes etc. zijn uitbesteed aan boekhoudkantoor)
• Je zorgt (samen met vennoten en enkele medewerkers) voor de feestelijkheden die het team verbinden: teamdagen, werfbezoeken, etentjes, koekjes bij de koffie, apero op vrijdag,…
• PR: samen met andere medewerkers houd je onze website up to date, je trekt mee aan de kar om de website te verbeteren, je stuurt een team voor de (wekelijkse) instagram-posts aan en linkedin, je port ons aan om tijdig een kerstkaart te maken, je helpt mee bij publicaties, stuurt fotografen uit, …
• Het huishouden regelen en het logistieke: je bent niet vies van de vuilbakken buiten zetten, de voorraden aanvullen (boodschappen), elk kwartaal een containerpark-bezoekje, … je bent in contact met de poetsploeg, maar met plezier zwier je als de nood te hoog is eens een schoteldoek eens over een vuile vergadertafel en probeer je de orde in de keuken en op de bureau’s wat te bewaren maar vooral… het team daartoe op vrolijke wijze te mobiliseren.
• Je bent het gezicht achter de ‘info@-mailbox’: daar ontvang je vooral sollicitaties en eerste contacten met klanten, tips voor opleidingen, … : je filtert/ beantwoordt of forward aan de vennoten
• Prospectie: je screent mee via een online-platform voor welke nieuwe openbare opdrachten we zouden kandideren, we leren jou waar we naar zoeken en jij leest deze opdrachtteksten analytisch en samenvattend, zodat de filtering sneller kan gaan voor de vennnoten en het team.