In dit kader is AFB op zoek naar een nieuwe, dynamische en enthousiaste administratief en financieel verantwoordelijke die de dagelijkse werking van de vzw zal beheren en die het ontwikkelen van de projecten (Abrupt) en tijdelijke invullingen (Reset en Reset Atelier) zal ondersteunen en begeleiden.

Missies:

Budgetbeheer:

• Voorbereiding van de verschillende jaarlijkse begrotingen van de vzw en haar projecten.
• Opvolging van uitgaven en inkomsten.
• Maandelijkse rapportage aan de directeur.
• Voorbereiding van de gerealiseerde begrotingen van de vzw en haar projecten voor presentatie in de algemene vergadering en/of raad van bestuur.

Financieel beheer / Beheer van financiering:

• Fiscale optimalisatie.
• Volgen van openbare projectoproepen.
• Zoeken naar financiering op regionaal, communautair en gemeentelijk niveau.
• Opstellen van aanvragen, inclusief begrotingen, in samenwerking met de directeur.
• Opvolging van het gebruik van toegekende financiering.
• Opstellen van verantwoordingdossiers.
• Schrijven van jaarlijkse financiële rapporten op basis van behaalde resultaten en presenteren van deze rapporten.

Boekhoud- en kasbeheer:

• Controleren van offertes en leveranciersfacturatie en voorbereiding van betalingen.
• Opstellen van klantfacturaties en controleren van betalingen.
• Inboeken van de boekhouding, dagelijkse boekhoudingen, jaarlijkse kasboeken, jaarlijkse kas- en ontvangstenboeken.
• Periodieke belastingaangiftes.
• Opstellen van jaarrekeningen in samenwerking met de interne boekhouder van de vzw.
• Opstellen en opvolgen van de kasplanning.
• Beheer van bankrekeningen, betaalkaarten en mandaten.

Sociale administratie:

• Opstellen van arbeidsovereenkomsten, vrijwilligersovereenkomsten en/of prestatiecontracten.
• Inboeken en betalen van vergoedingen (inclusief onkostenvergoedingen) van personeel in samenwerking met het sociaal secretariaat.
• Volgen van sociale verplichtingen (arbeidsgeneeskunde, verzekering, opleiding).
• Beheer van voordelen (abonnementen, maaltijdcheques).
• Optimaliseren van de logistiek voor het archiveren van vrijwilligersarbeidsovereenkomsten.

Algemeen administratief beheer:

• Opstellen en opvolgen van huur- en coproductieovereenkomsten, evenals van artistieke contracten, auteursrechten en diverse prestatiecontracten (productie, techniek, communicatie).
• Beheer en opvolging van verzekeringen voor evenementen, locaties, goederen en mensen, en opvolging van schadegevallen.
• Sluiten en opvolgen van contracten voor vaste kosten (water, gas, elektriciteit, internet).
• Diverse administratieve procedures (AFSCA, Unisono, gebruik van openbare ruimte, TPE).
• Werving en beheer van vrijwilligers (planning, training).
• Opstellen en verzenden van planningen (veiligheid, schoonmaak, bar) in samenwerking met de productieverantwoordelijke van Reset.
• Opvolgen van vergunningen van de vzw met betrekking tot de gebouwen (milieuvergunningen).

Beheer van de vzw:

• Deelname aan de organisatie van de algemene vergaderingen en raden van bestuur.
• Opstellen van verslagen van de vergaderingen.
• Bijwerken en indienen van statuten.
• Juridische opvolging van het recht van vzw’s in samenwerking met het boekhoudkantoor en de commissaris-revisor van de vzw.

Deelname aan het secretariaat (postverwerking, archivering) en aan de goede interne/externe communicatie van de vzw in nauwe samenwerking met de directeur (nieuwsbrief, etc.).

Dit is een veeleisende, maar zeer stimulerende functie, die het mogelijk maakt om de vzw door en door te leren kennen, het hart van de actie te zijn, van de opstelling van projecten tot hun afronding, samen te werken met een grote verscheidenheid aan actoren in Brussel en daarbuiten, en voortdurend nieuwe kennis en vaardigheden op te doen.

Bijkomende info

• Gelieve ons uw motivatiebrief, vergezeld van een CV, te sturen naar het e-mailadres: dorian(a)arty-farty.brussels.

Gepost op 2024-11-26