Administratief medewerker aanvragen evenementen & offertes

VIERNULVIER is een kunstinstelling in Gent die fungeert als een centraal platform voor artiesten en organisaties uit verschillende sectoren. Geïnspireerd door de veranderende wereld en kunsten stimuleren we de uitwisseling tussen kunst en de lokale en mondiale gemeenschap. Bij VIERNULVIER bieden we een gastvrije plek waar mensen samenkomen voor ontwikkeling, productie, presentatie, participatie en reflectie. We bouwen voort op onze traditie van innovatie en maatschappelijke betrokkenheid. Bij ons staat openheid centraal, zowel in kennisdeling als in het aangaan van samenwerkingen, of deze nu vanzelfsprekend zijn of niet.

  • VIERNULVIER, Gent
  • Type: Deeltijds
  • Deadline: 25/7/2024

Over deze job

Als administratief medewerker aanvragen evenementen en offertes verwerk jij de aanvragen en ben je het eerste contact -en aanspreekpunt voor organisatoren en klanten die graag in De Vooruit een evenement organiseren. Daarnaast ondersteun je het team productie met een aantal administratieve taken en spring je af en toe in bij de productie van kleine evenementen.

  • Aanvragen Evenementen
    • Je behandelt de externe aanvragen die binnenkomen.
    • Je maakt kostprijsberekeningen en stelt offertes op.
    • Je onderhoudt hierbij goede contacten met de klanten, doet intakegesprekken en plant voor hen locatiebezoeken in. Je denkt hierbij mee met de klant en houdt tegelijk de haalbaarheid van klantvragen altijd in het achterhoofd.
    • Bij goedkeuring van de offerte, maak je een B2B contract.
    • Na dit voorbereidend werk, dispatch je de aanvraag naar de juiste collega binnen jouw productieteam.
    • Na het evenement neem jij het terug over en zorg je voor de facturatie en klant nazorg.
  • Algemene administratie en opvolging
    • Je houdt het contact met de buren goed en informeert hen wanneer het nodig is. Vragen of bezwaren volg je goed op.
    • Ook politie en brandweer worden op de hoogte gebracht waar nodig en bij een incident volg je de procedure voor een correcte opvolging en afhandeling.
    • Je bent verantwoordelijk voor de cambio en parking contracten.
  • Productie
    • Af en toe wordt je ingezet op de productie van kleine evenementen.

Bijkomende info

Gepost op 2024-06-27