MUS-E Belgium is op zoek naar een administratief en financieel medewerker die de dagelijkse administratie en financiën van de organisatie beheert. In deze rol fungeer je als belangrijke schakel tussen de kunstenaars en de coördinatoren, en zorg je voor een vlotte uitwisseling van informatie over lopende projecten, onkosten, facturen, betalingen, het opstellen van verkoopfacturen, en subsidiedossiers.

Financiële administratie en boekhouding:

• Verwerken en uitbetalen van onkostennota’s van personeel en kunstenaars.
• Betalen van inkomende facturen.
• Opstellen van verkoopfacturen.
• Boeken van aankoopfacturen, verkoopfacturen en financiële verrichtingen in Myzen & ZenSoft.
• Voorbereiden van de jaarafsluiting en samen met de externe boekhouder de afsluiting realiseren.
• Financiële rapportage opstellen voor subsidiedossiers.
• Analytische rapportage genereren uit ZenSoft.
• Beheren van de algemene administratie van de vzw.
• Subsidiedossiers opvolgen en afrekenen.

Personeelsadministratie:

• Maandelijkse prestaties doorgeven en uitbetalen via het loonsecretariaat.
• Personeelsverlof regelen.
• Maaltijdcheques en ALE-cheques bestellen.
• Aanspreekpunt voor verzekeringen: personeel aansluiten, wijzigingen doorgeven en bijkomende verzekeringen regelen indien nodig.

Kunstenaarsbeheer:

• Kunstenaars informeren over de wijze van vergoedingen.
• Contracten van kunstenaars opvolgen en goedkeuren.

Office management:

• Eerste aanspreekpunt zijn voor bezoekers en hen ontvangen.
• Aankopen en aanvullen van kantoorbenodigdheden, zoals koffie, water en wcpapier.
• Logistieke ondersteuning bij events of vergaderingen, inclusief cateringbestellingen.
• Opvolgen van poetshulp en telefoons beantwoorden en doorverwijzen.
• Pakketjes ontvangen en de vuilnisregeling opvolgen.
• Dagelijks de algemene mailbox beheren en e-mails doorsturen.