Als coördinator receptie & bewaking ben je, samen met je team, het eerste aanspreekpunt en daardoor het “visitekaartje” van de Munt. Zo zorg je ten allen tijde voor een aangenaam en kwalitatief onthaal van bezoekers en personeel van de Munt. Je begeleidt en motiveert het receptieteam. Je zorgt voor de planning, coördinatie, uitvoering en opvolging van de activiteiten van de dienst.

In nauwe samenwerking met het externe veiligheidsteam zorg je ook voor de veiligheid van de gebouwen en de mensen binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met de interne preventiedienst om noodprocedures voor je teams op te stellen en te implementeren.

Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van zowel interne teams (receptie en beveiliging) als externe dienstverleners (badging, inbraak, hulpdiensten, enz.). Daarnaast werken jij en je team samen aan de dagelijkse activiteiten van de receptie.

Je rapporteert aan de facility manager en/of zijn vertegenwoordiger.

• Je leidt, coacht en motiveert het interne receptieteam en volgt de activiteiten van het externe bewakingsteam op;
• Je organiseert en bereidt de activiteiten van de dienst voor, realiseert ze en volgt ze op (taakverdeling, opstelling en opvolging van de planning van de activiteiten, coördinatie van teamvergaderingen, …);
• Je bent de contactpersoon voor de receptie voor de verschillende partijen (personeel, bezoekers, externe gebruikers van de gebouwen, externe bewakingsfirma’s, enz.);
• Je bent de contactpersoon voor alle zaken die te maken hebben met veiligheid en receptie of elke taak waarvoor interne of externe contacten of andere organisaties nodig zijn om het goede verloop van de dagelijkse activiteiten van de Munt, evenals evenementen en producties te garanderen;
• In nauwe samenwerking met de Facility Manager analyseer je maandelijks de algemene werking van de receptie en doe je concrete voorstellen om de activiteiten en procedures in verband met jouw functie te optimaliseren;
• Je beheert en voert een aantal operationele taken uit met betrekking tot de dagelijkse activiteiten, de behoeften van de verschillende afdelingen, de toegang tot het gebouw voor personeelsleden, enz;
• Je zorgt, indien nodig, voor een algemene controle van activiteiten van je dienst tijdens evenementen;
• Je werkt ook als receptionist;
• Je zorgt ervoor dat je medewerkers zich ten allen tijde aan de veiligheidsinstructies en interne procedures houden;
• Je houdt de Facility Manager regelmatig op de hoogte van de activiteiten van je afdeling.