Ter voorbereiding van het festival:

• Je stelt een gids op voor de genodigden.
• Je zoekt de contactgegevens van de geselecteerde regisseurs en neemt contact op met de productiehuizen en/of distributeurs.
• Je neemt contact op met de genodigden in hun taal (Nederlands of Frans).
• Je ontvangt de genodigden tijdens de persconferentie.
• Je houdt de gegevensbank up-to-date.
• Je regelt het verblijf van de genodigden (aanwezigheid bij vertoningen, accreditaties, follow-up avant-premières, fotocall, etc.).
• Je zorgt mee voor de planning van de presentatoren.

Tijdens het festival:

• Je zorgt voor het onthaal van de genodigden op hun projecties.
• Je zorgt voor een ontmoeting tussen de genodigden en de presentatoren.
• Je volgt de vrijkaarten en de fotocall op.
• Je ontvangt de genodigden op de gezamenlijke lunch.
• Je volgt de planning van de presentatoren op.

Na het festival:

• Je stuurt dankmails en foto’s naar de genodigden.
• Je doet aanpassingen indien nodig in de database.
• Je verzamelt berichten en dankwoorden van de genodigden in de Livre d’or.
• Je doet follow-up van de laureaten.