Met jouw financiële expertise en organisatorisch talent ondersteun je collega’s en hou je alles administratief op de rails. Je werkplek is Jan Breydelstraat 5, Gent. Je neemt volgende taken en verantwoordelijkheden op:

Financiële administratie

• Op vraag van collega’s plaats je bestellingen en volg je deze op. Ook bij hun budgetopvolging ondersteun je de teams.
• Je beheert financiële transacties. Zo maak je bestelbonnen en externe facturen op, verwerk je inkomende facturen, doet input in ReCreateX, … Je werkt vlot met software zoals SAP, SRM, ReCreateX, ARIBA, BI, SD-facturatietool, Excel, … en bent bereid je hierin verder te ontwikkelen.
• Debiteurenbeheer en kasbeheer: je volgt openstaande vorderingen op, verzamelt VISA-uittreksels en verzorgt het kasbeheer van het museum. Je hebt een grondige kennis van boekhouding: je begrijpt het algemene rekeningstelsel en hebt ervaring met boekhoudkundige processen.
• Je kan snel inzicht verwerven in de geldstroom doorheen de stad en de administratieve procedures (besluitvorming, overheidsopdrachten, rapporteringstool, …). Je bereidt besluitvorming voor en maakt contractuele documenten op.
• Je ondersteunt bij de verantwoording van projectmatige subsidies in het kader van de heropening, waaronder een subsidie binnen het Kunstendecreet en een subsidie van Toerisme Vlaanderen. Het bijhouden, verzamelen en rapporteren van alle relevante financiële informatie neem jij voor je rekening.
• Je legt prioriteiten en blijft kalm onder druk.

Secretariaat

• Je bent het eerste aanspreekpunt in de backoffice van het museum: je onthaalt bezoekers, leveranciers en andere relaties professioneel en vriendelijk, zowel fysiek als telefonisch. Je communiceert helder in het Nederlands en Engels.
• Je beheert de algemene mailbox en je sorteert en bezorgt inkomende post en pakketten.
• Planmatig en nauwkeurig werken is voor jou vanzelfsprekend. Je beheert de agendaplanning voor interne vergaderingen en afspraken. Ook jouw eigen taken en deadlines volg je nauwgezet op.
• Je regelt praktische zaken zoals badges, kantoormateriaal en andere personeelsvoorzieningen, verblijven voor externe stakeholders, …
• Ook bij dienstreizen, opleidingen en directionele taken kan men op jou rekenen. Je ondersteunt bij het regelen van abonnementen, railpassen en andere werkingsmiddelen voor intern gebruik.
• Voor administratieve ondersteuning bij events kan men bij jou terecht. Je bestelt bloemen, maakt en print lijsten, voorziet badges en naamkaartjes, beheert inschrijvingen en aanmeldingen en zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is.