Als coördinator gebouwenbeheer stuur je het team gebouwenbeheer aan. Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle facilitaire zaken binnen Het Entrepot vzw. Je zorgt ervoor dat de accommodatie in optimale staat verkeert, veilig is en voldoet aan alle wettelijke eisen. Je coördineert het onderhoud, reparaties en beheert de ruimtes zodat bezoekers en medewerkers kunnen genieten van een prettige en functionele omgeving.

Teamcoördinatie 

Aansturen, coachen en ondersteunen van het technisch team & onderhoudsmedewerkers 

• Overlegmomenten inplannen
• Ondersteunen team bij problemen
• Begeleiden nieuwe collega’s 

Opstellen werkplanning en taakverdeling

• Werkplanning opstellen
• Plannen en verdelen van dagelijkse en periodieke taken

Eerste aanspreekpunt bij problemen rond gebouwenbeheer

Gebouwenbeheer

Beheren van de verschillende gebouwen, ruimtes en zalen binnen de vzw:

Dagelijks gebouwenbeheer

• Kwaliteitscontrole: uitvoeren van regelmatige inspecties van de gebouwen en de buitenruimte 
• Plannen en coördineren van schoonmaakwerkzaamheden en ondersteunen indien nodig 
• Zorgen voor klein onderhoud en eenvoudige reparaties
• Bijhouden van een inventaris van materialen en benodigdheden
• Opstellen en opvolgen van een sleutelplan voor de verschillende gebouwen
• Coördineren van de inrichting en aanpassingen aan ruimtes

Administratie en planning

• Beheren van het onderhoudsbudget
• Opstellen van onderhoudsplanningen
• Bijhouden van documentatie m.b.t. het gebouw (= opmaken lastenboek) 
• Aanvragen van offertes bij leveranciers en aannemers
• Opvolgen energieverbruik
• Opvolgen van verbouwings dossiers 

Technisch beheer

• Onderhouden van technische installaties opvolgen (verwarming, ventilatie, elektriciteit, water, afvalwater)
• Coördineren van grotere reparaties met externe aannemers
• Onderhoudscontracten opstellen en opvolgen 
• Contracten opstellen en onderhandelen met leveranciers 
• Opstellen en bijhouden van een meerjarig onderhoudsplan
• Zorgdragen voor tijdige keuringen van installaties (brandveiligheid, verwarmingsketels, etc.)

Veiligheid

• Waarborgen van de veiligheid van het gebouw en haar gebruikers
• Toezien op naleving van brandveiligheidsregels
• Bijhouden van de EHBO-voorzieningen
• Zorgen voor veilige opslag van materialen

Strategie

• Jaarplanning opmaken
• Ontwikkelen en uitvoeren van een langetermijnvisie op infrastructuurgebruik en -onderhoud 
• Identificeren van investeringsnoden en infrastructuurprojecten

Interne afstemming en samenwerking

• Rapporteren en afstemmen met de zakelijk en algemeen verantwoordelijke. 
• Actief deelnemen aan teamoverleg en interne planningmomenten
• Bijdragen aan een gedeelde agenda en duidelijke interne communicatie
• Nauwe samenwerking, gedeelde planning en taakverdeling  met team verhuur 
• Bijdragen en meewerken aan de langetermijnvisie verhuur 
• Communiceren over de werkzaamheden richting de volledige organisatie