Als Office Assistant ben je een onmisbare schakel in het team. Je zorgt ervoor dat de administratieve processen efficiënt verlopen en ondersteunt waar nodig, met oog voor detail en een proactieve houding.

Ondersteuning van het productieteam

• Je staat in voor de opmaak en administratieve opvolging van de contracten met artiesten en andere samenwerkingspartners.
• Je zorgt ervoor dat de contracten correct worden opgesteld, ondertekend en gearchiveerd.
• Je werkt hiervoor nauw samen met de programmatie coördinator.

Algemene administratie

• Je verzorgt het onthaal op ons hoofkantoor en behandelt de inkomende telefoons op een professionele manier.
• Je staat in voor het bestellen van het nodige kantoormateriaal.
• Je regelt praktische zaken i.v.m. reizen en verblijven van onze directieleden.
• Je zorgt voor de logistieke ondersteuning voor vergaderingen.
• Je ondersteunt bij administratieve taken die tussen de verschillende afdelingen lopen, zoals opmaak van planningen, vergunningsaanvragen, draaiboeken,…
• Algemene operationele ondersteuning (verdelen van promomateriaal, voorbereiden van uitnodigingen, klaarzetten van materiaal,…)