Als office manager en planner bij TRILL ben je een energieke professional die meerdere verantwoordelijkheden op zich neemt. Je zorgt ervoor dat alle zaken achter de schermen soepel verlopen, biedt een warm onthaal aan bezoekers en fungeert als de spin in het web voor de planning van activiteiten in OPEK. Je werkt nauw samen met de teamcoach en zakelijk coördinator ter ondersteuning van het HR- en zakelijk beleid.

OFFICE MANAGEMENT:

• Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post) en dispatching naar collega’s.
• Fungeren als aanspreekpunt, zowel intern als extern.
• Verzorgen van het onthaal van TRILL-activiteiten in OPEK.
• Stroomlijnen en verbeteren van interne communicatie.
• Agenderen, voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen.
• Organiseren en coördineren van administratieve, logistieke en organisatorische werkzaamheden.
• Beheer van facilitaire zaken (waaronder voorraadbeheer).
• Opvolging van aankoop, onderhoud en herstellingen ICT.

VERANTWOORDELIJKE PLANNING:

• Onderhouden en aanvullen van de korte- en langetermijnplanning van TRILL in Yesplan.
• Bijwonen van planningsvergaderingen in OPEK.
• Afspraken maken met de andere OPEK-planners over de gedeelde ruimte.

ZAKELIJKE EN HR-ONDERSTEUNING:

• Opstellen en uitsturen van facturen.
• Verwerken van inkomende facturen: betaling & boekhouding.
• Administratie lonen, onkosten, woon-werkverkeer, maaltijdcheques, enz.
• Beheren van het archief en contracten.
• Fungeren als intern preventieadviseur (deel van het overleg van preventieadviseurs binnen OPEK).