Als Planner ben je verantwoordelijk voor het verzamelen, stroomlijnen, afstemmen en up-to-date houden van alle informatie met betrekking tot de culturele en artistieke activiteiten en evenementen die op stapel staan in de ruimtes van KANAL, zoals tentoonstellingen, performances, filmvertoningen, workshops, conferenties, coproducties, privé- en partner-evenementen, en nog veel meer. Je rapporteert rechtstreeks aan de directeur van de afdeling Administratie, Financiën en Commerciële Activiteiten en werkt nauw samen met de afdelingen en teams van KANAL om ervoor te zorgen dat de verschillende programma’s en projecten vlot en tijdig worden uitgerold. Samen met de planner Commerciële en Sociale Activiteiten ben je de coördinator en gatekeeper van de centrale agenda van KANAL en een spilfiguur tussen de verschillende spelers en partners in de programmering (productieteams, artistieke leiding, publiekswerking, afdeling Gebouw, Facility management, commerciële agentschappen, enzovoort).

• Op basis van de interne kadernota neem je mee beslissingen over de algemene planning bij KANAL (procedures, validatie, opvolging) en coördineer je de communicatie tussen de leden van het planningsteam.
• Je ondersteunt de implementatie van de ERP (SalesForce), de communicatiekanalen en de planningstools om de interne processen verder op punt te stellen.
• Je werkt nauw samen met je team en afdeling om de strategieën en workflows te optimaliseren in lijn met de vooropgestelde KPI’s van KANAL (aanbod exclusieve ruimtes, voorreserveringsperiodes, prioritaire beschikbaarheid van ruimtes en materialen, verhuurmodaliteiten, enzovoort)
• Je waakt over de culturele en artistieke agenda van KANAL: je legt mee de puzzel voor het programma expo’s, events en activiteiten; controleert of alles tijdig en correct is ingegeven in SalesForce; waakt over de reservatie van ruimtes en timeslots; stemt de artistieke en culturele kalender af met de sociale en commerciële programma’s; en houdt rekening met mogelijke beperkingen en bottlenecks door bijvoorbeeld werkzaamheden en technische interventies.
• Je houdt de vinger aan de pols, vraagt proactief informatie op bij de verschillende afdelingen en teams en brengt alle projecten en noden in kaart. Je analyseert, controleert en centraliseert de agenda’s en planningsvoorstellen en behoudt in elke fase het helikopterzicht op wat er allemaal in de steigers staat.
• Samen met je collega-planner zorg je voor een goede communicatie en band met alle afdelingen en teams: je bent het aanspreekpunt voor de beschikbaarheid van ruimtes, lost problemen (bv. dubbele boekingen) snel en efficiënt op, en stelt (diplomatisch) orde op zaken.
• Je organiseert vergaderingen van werk- en stuurgroepen, neemt tijdig akte van uitdagingen en problemen en koppelt indien nodig terug naar de managers en directie.
• Je ondersteunt operationele vergaderingen (met de teams van Productie, Gebouw en de algemene diensten) en volgt de evenementenfiche op.
• Je wisselt informatie uit met de verschillende afdelingen en teams en zorgt ervoor dat alle partners en stakeholders op de hoogte zijn van de geplande activiteiten, evenementen en programma’s. Je speelt die gegevens ook door naar het team Communicatie, dat de online agenda bijhoudt.
• Je werkt actief mee aan de ontwikkeling, uitvoering en integratie van planningstools en procedures en stuurt bij waar nodig.
• Je denkt mee na over de toepassing van duurzame en milieuvriendelijke praktijken in de museale setting en voor evenementen.