Als Verantwoordelijke Orkestbibliotheek bewaak je de continuïteit van alle bibliotheekprocessen: van bestelling tot gebruik en archivering van bladmuziek. Je werkt volgens de bestaande structuren en procedures, denkt vooruit in functie van deadlines en bent een aanspreekpunt voor musici en dirigenten. Je stuurt de orkestbibliothecaris aan en werkt nauw samen met het artistieke team, de regie en externe partners (uitgevers/verdelers). Je rapporteert aan de artistiek directeur.

Je bent verantwoordelijk voor:

• De operationele opvolging van de bestaande bibliotheekprocessen en het tijdig beschikbaar maken van partituren en orkestmateriaal.
• Het valideren van versies, edities en toonsoorten met dirigenten/solisten en het artistieke team.
• Het bestellen, controleren en retourneren van orkestmateriaal, inclusief prijsonderhandelingen van licenties voorconcerten, streams en opnames.
• Het coördineren van streken (betekening) met concertmeester en aanvoerders, en het verwerken ervan in de strijkerspartijen.
• De voorbereiding van het orkestmateriaal voor elke productie, inclusief het samenstellen van partijen voor bijzondere/educatieve producties.
• Het beheer van de (digitale) collectie bladmuziek.
• Aanwezigheid bij de start van repetities als aanspreekpunt voor musici; ad hoc probleemoplossing.
• Het digitaal bijhouden van gegevens over edities en bestellingen en het zorgen voor een ordelijke fysieke bibliotheek.
• Budgetopvolging en controle van facturen.