Als Verantwoordelijke Planning, HR en Financiën ben je een sleutelfiguur binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat alles efficiënt en professioneel verloopt en draagt actief bij aan de strategische beslissingen van de IOA. Alle werk achter de schermen staat in functie van de de carrière-ontwikkeling van de Jonge Artiesten, de centrale missie van IOA. Je maakt deel uit van een team waar ieder zijn verantwoordelijkheid draagt voor de eigen deeldomeinen. Elk van de teamleden functioneert in een dynamische tandem met de algemeen directeur, aan wie zij ook rapporteren./p>

Planning en organisatie

• Je stelt een centrale planning op voor projecten, repetities, audities, lessen, bestuursorganen en andere activiteiten. Je beheert en updatet deze planning en zorgt voor een vlotte operationele uitvoering ervan.
• Je werkt de weekplanning uit, waar nodig gedetailleerde dagplanning.
• Je volgt de logistieke taken op die uit de planning voortvloeien, zoals het boeken van reizen, hotels en vervoer.
• Je stuurt het team aan op basis van de centrale planning en je coördineert de operationele uitvoering.
• Je staat in voor de opvolging van bestuursvergaderingen, en notuleert ook tijdens deze vergaderingen.

Strategisch HR-beleid en personeelsbeheer

• Je ontwikkelt en implementeert een toekomstgericht HR-beleid dat medewerkers aantrekt, motiveert en behoudt.
• Je werkt een opleidingsbeleid uit.
• Je bent verantwoordelijk voor de payroll en personeelsadministratie, inclusief controle van loonadministratie, verlofregeling en contractbeheer.
• Je coördineert sollicitatieprocedures voor staf en docenten en staat in voor onboarding en retentiebeleid.
• Je bent het aanspreekpunt voor personeelsvragen en werkt aan een gezonde en inspirerende werkomgeving.

Financieel beleid en budgetbeheer

• Je bewaakt het financiële beleid van IOA in nauwe samenwerking met de directie.
• Je stelt budgetten op en volgt deze op, inclusief het beheer van subsidies en financiële rapportages.
• Je zorgt voor een transparante en efficiënte verdeling van middelen en beheert de financiële processen binnen de organisatie.
• Je adviseert het Bestuursorgaan en de directie over financiële strategieën en groeimogelijkheden.