Om PARCUM en het team te versterken zijn we op zoek naar een zakelijk coördinator die de directie en organisatie ondersteunt in alle zakelijke processen. Je werkt nauw samen met de directeur voor het financieel-strategisch beleid, je neemt verantwoordelijkheid over zakelijke processen en je staat mee garant voor een financieel gezonde en professioneel functionerende organisatie van 16 medewerkers.

Tot het takenpakket behoort onder meer:

Financieel beheer:

• Opstellen van de (meerjaren-) begrotingen en jaarrekeningen in nauw overleg met de directie en het bestuur.
• Uitwerken van een investeringsplan in nauw overleg met de directie en het bestuur.
• Rapporteren financiële situatie aan de stakeholders: het bestuursorgaan, de algemene vergadering en de subsidiërende instanties.
• Opmaken van het financieel luik in subsidiedossiers en projectaanvragen, zowel bij de indiening als bij de jaarlijkse rapportering.
• Opvolgen van specifieke middelen (bv. projectfinanciering, VIA, sociale Maribel).
• Maandelijks monitoren van de inkomsten en uitgaven en rapporteren over de kaspositie aan het bestuur.
• Opvolgen en implementeren van relevante (nieuwe) wet- en regelgeving.
• Contacten met het boekhoudkantoor, revisor, verzekeringsmaatschappijen en financiële instanties.

HR-beheer:

• Samen met de administratief verantwoordelijke het beheren van payroll en personeelsadministratie (in samenwerking met het sociaal secretariaat).
• Personeelsadministratie bij in– en uitdiensttreding.
• Relevante ontwikkelingen inzake HR opvolgen en zo nodig, in afstemming met de directie, op een gepaste wijze implementeren (functioneringscyclus, competentieontwikkeling en kennismanagement).
• Beheren van contacten met externe partners zoals verzekeringsmaatschappijen en sociaal secretariaat, arbeidsgeneeskundige dienst.
• Opvolgen en implementeren van relevante wet- en regelgeving.

Algemene administratie:

• Je zorgt ervoor dat op administratief en logistiek ondersteunend vlak PARCUM up to date kan functioneren en je hebt daarbij oog voor het efficiënte, maar ook publieksvriendelijke imago van de organisatie.
• Bij middel van voldoende basisinzicht volg je juridische transacties op bijv. auteursrechten, contracten bruikleen, specifieke verzekering objecten onder meer bij transporten of activiteiten.
• Je legt je toe op de ontwikkeling van administratieve ICT-ondersteuning en je participeert ook actief bij de ontwikkeling en beheer van ICT-systemen voor het expertisecentrum en/of museum.
• Je ontwikkelt een algemene risicoanalyse van de werking (incl. veiligheid van infrastructuur, publiek en collectiestukken) en formuleert de gepaste beleidsmatige en juridische voorstellen en na beslissing door de bevoegde instanties zorg je ook voor een efficiënte en doordachte implementatie.
• Je houdt op een actieve wijze de vinger aan de pols van hedendaagse ontwikkelingen binnen het culturele en erfgoedlandschap inzonderheid inzake beheer en administratie.