Binnen de artistieke afdeling ondersteun je de administratie, het onderzoek en de projecten van het programmeringsteam en de artistiek directeur om de planning, productie en evaluatie van het artistiek- en Live arts-programma van Kanal te versoepelen en versterken. Je werkt daarvoor nauw samen de programmaverantwoordelijke en de verschillende teams binnen de artistieke afdeling.

Taken en verantwoordelijkheden

Ondersteuning van de artistieke afdeling (70%)

Je ondersteunt de programmaverantwoordelijke bij het beheer en de uitvoering van de planningen voor het tentoonstellings- en Live arts-programma. Je organiseert o.a. vergaderingen en coördineert met de andere afdelingen van Kanal.

• Je volgt de planning en uitvoering van het artistieke programma me op en zorgt voor een vlotte communicatie tussen de curatoren en de andere afdelingen.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij de filmprogrammering (distributierechten, reizen van artiesten, organisatie van eenmalige evenementen, enzovoort).
• Je werkt mee aan de planning en organisatie van interne en externe vergaderingen (reservering van vergaderruimtes, verspreiding van agenda’s, voorbereiden van videogesprekken, opstellen van vergaderverslagen, enzovoort).
• Je houdt de gegevens in de verschillende softwareprogramma’s en databases up to date – de boekhouding (Adfinity), tentoonstellingskalender, publieksprogramma en Live arts (Salesforce), en gedeelde werkruimten (Teams). Je krijgt hiervoor een interne opleiding.
• Je volgt mee de begrotingen en uitgaven op met het oog op de maandelijkse controle van de budgetten.
• Je verzamelt en archiveert de documenten en materialenvoor interne en externe rapporten, planningen, promotiecampagnes en kredietbeheer.
• Indien gevraagd, ondersteun je de ontvangst van bezoekers, de verzending van interne en externe post, de organisatie van reizen voor gasten, en de organisatie van evenementen en activiteiten gerelateerd aan het programma van Kanal.

Ondersteuning van de artistieke directie (30%)

Je bereidt PowerPoint-presentaties voor en ondersteunt het gebruik van andere systemen voor beeld- en documentverwerking.

• Je verricht onderzoek voor de artistieke directie en curatoren en helpt mee bij de voorbereiding van vergaderingen, rapporten, conferenties, presentaties, artikels, enzovoort.
• Samen de directie-assistent beheer je de agenda van de artistiek directeur en plan je interne en externe afspraken.