Je bent verantwoordelijk voor de aansturing van het verhuur- & horecateam. Je werkt aan de ontwikkeling van een toekomstgericht verhuur- en horecabeleid, afgestemd op de werking van een jongeren- en cultuurhuis. Je werkt nauw samen met andere coördinatoren en zorgt ervoor dat de verhuur maximaal ten goede komt aan jongeren.

Taken en Verantwoordelijkheden

Teamcoördinatie

• Aansturen, coachen en ondersteunen van het team Creatief Faciliteren
• Opstellen werkplanning en taakverdeling
• Verhuur zalen & horeca inpassen in de algemene werking, wisselwerking met projectwerkingen
• Algemeen extern personeelsbeleid (avondverantwoordelijken, kuisploeg,…) opstellen samen met je collega verantwoordelijk voor verhuur

Verhuur & Horeca

• Administratie en planning
• Financiële planning (begroting korte en lange termijn)
• Opvolging begroting gedurende het jaar i.s.m. financieel coördinator
• Opvolgen wettelijk kader en bijsturen indien nodig (bv rookwetgeving, geluidsvergunningen,…)
• Aanvragen van offertes bij leveranciers en aannemers
• Jaarplanning opmaken en opvolgen
• Opstellen van sponsorplan i.s.m. algemene coördinatie en verantwoordelijke communicatie
• Marktonderzoek voeren naar verschillende leveranciers
• Toegangsprofielen opmaken en afstemmen op het sleutelplan
• Veiligheid & regelgeving opvolgen
• Hygiëne en veiligheidsregels
• Vergunningen en procedures
• EHBO

Strategie

• Opmaken lange termijn planning verhuur & horeca
• Actief meedenken hoe zaalverhuur jongeren ten goede kan komen
• Evalueren verhuurbeleid en zoeken naar optimalisatie (efficiëntie, duurzaamheid, inclusie)
• Digitaliseren van processen

Verhuur

• Overleg met nieuwe huurders en/of partners
• Contacten onderhouden met huurders
• Organiseren en op elkaar afstemmen van verhuur op verschillende locaties van de vzw
• Adviesrol naar fuiforganisatoren (samen met medewerker verhuur)
• Ontsluiten zalen, rondleidingen en plaatsbezoeken (samen met medewerker verhuur)
• Digitaliseren van verhuuraanvragen
• Uitvoeren van regelmatige inspecties van de gebouwen en de buitenruimte samen met gebouwbeheer en medewerker verhuur
• Promo rond events en zalen via website, … bewaken
• Uitwerken en bewaken van plan rond verhuur technisch materiaal

Horeca

• Opstarten, uitwerken en organiseren van de horecawerking in en rond Het Entrepot
• Horecawerking kloppend Hart & Evenementen
• Procedures & afspraken
• Openingsmomenten
• Coördineren permanentie
• Stockbeheer opvolgen en digitaliseren

Interne afstemming en samenwerking

• Rapporteren en afstemmen met de zakelijk en algemeen verantwoordelijke
• Samenwerken met andere coördinatoren om verhuur optimaal af te stemmen op de werking van Het Entrepot
• Actief deelnemen aan teamoverleg en interne planningsmomenten
• Bijdragen aan een gedeelde agenda en duidelijke interne communicatie
• Nauwe samenwerking, plannen opmaken en verdelen taken met team gebouwenbeheer
• Communiceren over verhuur & horeca richting de volledige organisatie