Als directie-assistent krijg je een unieke inkijk in de verantwoordelijkheden van de directie van Gent Festival en STROOM. Je wordt de persoonlijke assistent van zowel de zakelijk als de artistiek directeur. Je volgt het reilen en zeilen van de directie mee op en bezorgt hen zoveel mogelijk ondersteuning bij hun werkzaamheden.

• Je hebt een rol in de dagdagelijkse werking van de directie
  • Meetings met externen en interne mensen beleggen
  • Reizen boeken (trein, vliegtuig, hotel)
  • Je denkt vooruit i.f.v. de agenda van de directie en bereidt de volgende dag praktisch voor
• Je bent betrokken bij de organisatie van de raden van bestuur
  • Je bereidt de vergaderingen praktisch voor: o.a. uitnodigingen, locatie, scherm, …
  • Je notuleert en stuurt nadien de verslagen rond
• Je bent spilfiguur in de interne communicatie & werking van het team
  • Je organiseert de team meetings, stelt de agenda op en notuleert
  • Je organiseert de team buildingmomenten
  • Je staat in voor de catering van het team tijdens de festivalperiode
• Je bereidt een aantal zaken voor op vlak van human resources
  • Je plant functioneringsgesprekken in
  • Je volgt vacatures op: je plant sollicitatiegesprekken met kandidaten
  • Je springt bij waar nodig rond personeelsadministratie
  • Je bereidt de onboarding van nieuwe medewerkers voor
• Je bent verantwoordelijk voor de kantoororganisatie
  • Je zorgt voor bestellingen van materiaal
  • Je zorgt voor een net kantoor
  • Je volgt mogelijks ook de herinrichting van de keuken, schilderen van de kantoormuren op