Taken

Voor het festival:

• Je beheert de hotel- en restaurant reservaties voor talent en juryleden, en zorgt voor een nauwkeurige, tijdige opvolging van alle boekingen.
• Je regelt de nodige trein- en vliegtickets voor buitenlands talent en volgt de bevestigingen en wijzigingen proactief op.
• Je beheert een overzichtelijk draaiboek per gast met aankomst- en vertrektijden, en houdt dit voortdurend up-to-date.
• Je onderhoudt actief contact met hotels en restaurants in Oostende en bouwt een betrouwbaar netwerk uit.
• Je werkt nauw samen met de talent coördinator en de chauffeurs planner voor een vlotte afstemming van opvang, transfers en diners.

Tijdens het festival:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor talent en gasten bij hotel- of restaurant vragen, en lost problemen snel en discreet op.
• Je coördineert last-minute wijzigingen in reservaties en communiceert proactief naar alle betrokken partijen.
• Je begeleidt aankomsten en check-ins bij hotels en zorgt voor een warme, persoonlijke ontvangst van elke gast.
• Je controleert of alle praktische afspraken met hotels en restaurants correct en tijdig worden uitgevoerd.
• Je behoudt het overzicht en de rust, ook in drukke momenten, en werkt nauw samen met het bredere festival team.

Verantwoordelijkheden

• Je beheert zelfstandig het hotel- en restaurant luik, maar werkt nauw samen met de talent coördinator.
• Je zorgt dat elke gast zich gezien en goed verzorgd voelt gedurende het volledige verblijf.
• Je bewaakt die kwaliteit van de samenwerking met accommodatie- en horecapartners.
• Je houdt alle financiële aanvragen administratief nauwkeurig bij: je registreert reservaties, facturen en onkosten op een gestructureerde manier.
• Je behoudt het overzicht en de rust, ook in hectische festival omstandigheden.