Als medewerker administratie en onthaal bij GC De Zeyp ben jij het eerste aanspreekpunt voor de centrumverantwoordelijke bij de opmaak van facturen, boekhouding en andere administratieve processen. Dankzij jouw enthousiasme en gestructureerde aanpak bouw je zo mee aan een bruisende en verbindende ontmoetingsplek voor Brusselaars, artiesten en verenigingen.

Administratieve ondersteuning

• Je verzorgt de boekhoudkundige administratie en ondersteunt de financiële werking van de organisatie.
• Je verzamelt, verwerkt en rapporteert administratieve en financiële gegevens.
• Je stelt officiële documenten en rapporten op.
• Je kopieert, verzendt en klasseert documenten en zorgt voor een gestructureerd archief.
• Je beheert de adressenlijst.
• Je volgt de inventaris van het kantoormateriaal op.
• Je plaatst bestellingen voor verschillende werkmaterialen of gaat naar de winkel.

Financiële administratie

• Je verwerkt aankoopfacturen en houdt overzicht over betalingen.
• Je registreert financiële gegevens en stelt rapporten op ter ondersteuning van het beheer.
• Je stelt verkoopfacturen op en zorgt voor een correcte opvolging.
• Je maakt soms kassa’s voor activiteiten en telt ze na de activiteit ook na.
• Je bent het aanspreekpunt voor zaalverhuur: je volgt de aanvragen op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op. Dit doe je in samenwerking met je collega’s.
• Je plaatst bestellingen.

Personeelsadministratie

• Je biedt ondersteuning bij personeelsadministratie en -beheer.
• Je staat in contact met de personeelsdienst van de VGC en bent goed op de hoogte van het personeelsbeleid.

Ondersteuning onthaal en communicatie

• Je zit, afwisselend met andere collega’s, aan de onthaalbalie om bezoekers te ontvangen.
• Je beheert de algemene mailbox en telefoon van het gemeenschapscentrum op een klantvriendelijke manier.
• Je beantwoordt vragen of wensen van bezoekers zo goed mogelijk. Eventueel verwijs je hen door naar andere organisaties of diensten.
• Twee keer per maand zit je ’s avonds/in het weekend aan het onthaal.

Planning en organisatie

• Je beheert de activiteiten en inschrijvingen van ons gemeenschapscentrum in de juiste software.
• Je noteert vragen of wensen van de zaalgebruikers en geeft ze door aan de juiste collega’s (technisch personeel, zaalpersoneel, conciërge …).

Polyvalentie

• Je springt in als collega’s afwezig zijn of als er extra hulp nodig is.
• Je helpt mee bij onze activiteiten (recepties, buurtfeesten, voorstellingen …). Soms ‘s avonds (max. 2 keer per maand) of in het weekend (max. 2 keer per maand).