Taken

Voor het festival:

• Je beheert partnerdossiers en houdt alle voordelen, rechten, deadlines en contactgegevens up-to-date;
• Je bewaakt de gemaakte afspraken met partners en zorgt ervoor dat alle engagementen correct worden uitgevoerd;
• Je coördineert de praktische opvolging van partnervisibiliteit, van drukwerk en advertenties tot cinemaspots, branding en signalisatie op locatie;
• Je ondersteunt de uitwerking van hospitalityformules en werkt nauw samen met de collega’s van prospectie en verkoop;
• Je stemt met het ticketingteam gastenlijsten, uitnodigingen en reservaties af en zorgt voor een correcte verzending van tickets naar partners en B2B-relaties;
• Je werkt partneractivaties uit in samenwerking met het communicatie- en productieteam;
• Je versterkt mee de business community rond FFO via onder meer LinkedIn, nieuwsbrieven en netwerkmomenten.

Tijdens het festival:

• Je ontvangt partners, genodigden en VIP-gasten en zorgt voor een professionele en gastvrije ervaring;
• Je beheert en actualiseert gastenlijsten aan recepties en hospitalitylocaties;
• Je bewaakt de uitvoering van alle partnerafspraken rond visibiliteit, activaties en hospitality;
• Je controleert locaties op aankleding, branding, gereserveerde plaatsen en algemene uitstraling;
• Je coördineert de planning en werking van hostessen en andere hospitalitymedewerkers;
• Je onderhoudt contact met partners en interne teams en speelt snel in op vragen of last-minute wijzigingen.

Verantwoordelijkheden

• Je werkt zelfstandig, maar stemt vlot af met collega’s
• Je zorgt dat elke partner zich gezien voelt en elke gast warm onthaald
• Je schakelt snel tussen administratie en ontvangst
• Je houdt het overzicht, zelfs in de drukte van het festival