We zijn op zoek naar een Office Manager voor onmiddellijke indiensttreding. Als één van de toonaangevende Belgische veilinghuizen, gespecialiseerd in zeldzame boeken, manuscripten, tekeningen en prenten, atlassen, kaarten en foto’s organiseren we 4 keer per jaar een meerdaagse veiling met ongeveer 500 unieke nummers per dag.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je bent de rechterhand van de directie;
• Je staat in voor de algemene administratieve opvolging en het volledig officemanagement;
• Je helpt klanten en kopers verder via telefoon, mail en briefwisseling;
• Je volgt de betalingen en facturen op;
• Je stelt advertenties en nieuwsbrieven op en voorziet de communicatie op social media;
• Bij de veilingen zorg je dat het nodige materiaal klaar staat, de betalingsmogelijkheden werken en dat er catering voorzien is. Daarnaast zorg je dat alle technologie (bv. beeldschermen) correct functioneert;
• Tijdens de periode van de veiling ben jij het eerste aanspreekpunt voor klanten en collega’s;
• Na de veiling ben je verantwoordelijk voor de inkomende en uitgaande betalingen van de goederen, de correcte verzending (en de hieraan gekoppelde kosten), exportdocumenten en de follow-up van klantreacties.

Kwalificaties:

• U heeft bij voorkeur affiniteit met (papieren) erfgoed;
• Sterk drietalig: Nederlands (moedertaal of professioneel), Frans (moedertaal of professioneel) en Engels (professioneel);
• Georganiseerd en nauwkeurig;
• Zin voor management;
• Kennis van Office 365;
• Ervaring met databases (FileMaker) is een pluspunt;
• Collegiaal en communicatief (teamwork);
• Bereid om zich progressief in te werken;
• Stressbestendig.

Wij bieden aan:

• Een boeiende en uitdagende job binnen een gerenommeerd veilinghuis;
• Een voltijdse betrekking;
• Loonpakket overeen te komen (cf. PC 200);
• Een interessante werkkring in een aangename omgeving;
• Contact met een internationaal klantenbestand met prestige;
• De kicks en de stress van de veilingen.