Je bent onderdeel van het team office management en kan goed samenwerken om het onthaal en de administratieve taken tot een goed einde te brengen. Onderstaande taken vormen een gedeelde verantwoordelijkheid voor Team O.

Onthaal & Representatie (Permanentie):

• Zorgen voor de permanente bezetting en het onthaal gedurende de werkweek.
• Hartelijk ontvangen van klanten, partners, leveranciers en andere bezoekers.
• Beheer van de telefonie en algemene mailbox.
• Zorgen voor een professionele en gastvrije sfeer. Je bewaakt de uitstraling van het kantoor: onthaalzone, vergaderzalen en de algemene eerste indruk.
• Je handelt communicatie en administratie af met discretie, professionaliteit en zorg.

Kantoorbeheer & Facility (‘Huishouden’):

• Verantwoordelijk voor de orde, netheid en uitstraling van het kantoor (inclusief het coördineren van schoonmaakpersoneel en onderhoud, aanvullende dagelijkse nazorg en nazicht).
• Mede-beheer van voorraden en bestellingen (kantoormateriaal, keukenartikelen, drank, boeken, tijdschriften, etc.).
• Het regelen van logistiek (bijv. inboeken van: koeriers, lichte ICT-ondersteuning, telefonie, printers,…).
• Coördinatie en opvolging van de lunch binnen het bureau (inclusief nazorg).

Ondersteuning organisatie Evenementen & Catering:

• Plannen, voorbereiden en mede-organiseren van interne en externe evenementen (bijv. mensen ontvangen voor presentaties, klantenevenementen, lezingen,…).
• Verzorgen van catering en bestellingen voor vergaderingen, events of lunch.
• Zorgen voor de nodige voorbereidingen in de werkruimte/vergaderzalen.

Administratieve Ondersteuning & Acquisitie samen met Team O:

• Beheer van de inkomende en uitgaande post.
• Agendabeheer van de collectieve agenda’s.
• Je bent onderdeel van het team Office en kan goed samenwerken om grotere administratieve taken tot een goed einde te brengen.
• Je structureert administratieve documenten en bewaakt dat informatie actueel, volledig en tijdig beschikbaar is.
• Je houdt project- en klantenfiches in de database nauwkeurig up-to-date.