Als onthaalmedewerker ben je het centrale aanspreekpunt voor bezoekers, medewerkers en artiesten en zorgt ervoor dat iedereen zich welkom, geholpen en thuis voelt. Je bent het gezicht van Zinnema: degene die mensen als eerste zien wanneer ze binnenkomen, bij wie ze terechtkunnen met een vraag en die ervoor zorgt dat de dagelijkse werking vlot verloopt. Met je warme onthaal, grote glimlach en open houding creëer je een omgeving waarin mensen zich meteen op hun gemak voelen. Maar je rol gaat verder dan het onthaal alleen. Je houdt verschillende praktische zaken mee draaiende en verbindt mensen, informatie en systemen met elkaar. Je weet wat er speelt, bent aanspreekbaar en zorgt ervoor dat vragen op de juiste plek terechtkomen. Jij bent het warme hart van Zinnema: zichtbaar, bereikbaar, behulpzaam en altijd klaar om mee te zoeken naar een oplossing.

Als centrale figuur binnen Zinnema krijg je een gevarieerd takenpakket. Je zorgt er mee voor dat bezoekers en medewerkers op een vlotte manier hun weg vinden en dat de praktische werking achter de schermen goed georganiseerd is.

ONTHAAL

• Je bemant het onthaal en zorgt ervoor dat iedereen zich welkom en goed ontvangen voelt.
• Je bent het centrale aanspreekpunt voor praktische vragen.
• Je opent en sluit het onthaal op weekdagen (14u-17u op dinsdag en van 9u30-17u woe-vrij)
• Je helpt mensen verder of verwijst hen door naar de juiste collega.

TELEFONIE EN PARLOFOON

• Je verzorgt het telefonisch onthaal en beheert de info-mailbox.
• Je volgt de praktische werking van de telefonie en op.
• Je denkt mee na over hoe de telefonie en parlofoon verder kunnen worden geoptimaliseerd.

CODESYSTEEM

• Je beheert het codesysteem voor bezoekers en artiesten.
• Je zorgt ervoor dat codes tijdig worden aangemaakt.
• Je communiceert de juiste codes op het juiste moment.

KANTOOR- EN IT-MATERIAAL

• Je bent het aanspreekpunt voor kantoor- en IT-materiaal binnen de organisatie.
• Je volgt vragen en praktische problemen rond IT op.
• Je zorgt mee voor de beschikbaarheid en organisatie van het nodige materiaal.

TICKETING

• Je volgt de ticketing op en beheert de ticket-mailbox.
• Je helpt bezoekers en collega’s bij praktische vragen rond tickets.
• Je zorgt ervoor dat problemen correct worden opgevolgd.