Functieomschrijving

Onder leiding van de operationeel coördinator en directeur Uitbating ben je verantwoordelijk voor het verzamelen, beheren en verwerken van alle informatie die betrekking heeft op de geplande projecten, evenementen en activiteiten in de ruimtes die door de Stichting Kanal worden beheerd (tentoonstellingen, performances, workshops, privé-evenementen, partnerships, enzovoort). Binnen het operationele team sta je in voor de planning, coördinatie en soepele afwikkeling van de gezamenlijke activiteiten die door de verschillende afdelingen van de Stichting Kanal in de ruimtes worden georganiseerd. Je werkt hiervoor nauw samen met de businessanalisten die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling van de planningstool, maar ook met de communicatieafdeling en je collega’s in het operationele team. In je rol als planner van de artistieke en culturele activiteiten ben je de spil tussen de verschillende partners en stakeholders die bij de programmering betrokken zijn (directie Productie, directie Publiekswerking, de artistieke directie, de commerciële agentschappen, Kanal Architecture, enzovoort).

Taken en verantwoordelijkheden

• Samen met de operationeel coördinator help je bij het vastleggen en verspreiden van de interne regels voor de planning (invoerfasen, opvolging van beslissingen en goedkeuringen, enzovoort) en voor het gebruik van de ruimtes (exclusieve ruimtes, prioritaire beschikbaarheid, co-activiteiten tussen de artistieke/culturele poot en de sociale/commerciële poot van Kanal, enzovoort).
• Je volgt de ontwikkeling van de planningstool (Salesforce) en de verschillende communicatiekanalen voor de implementatie van de interne processen mee op.
• Je analyseert de kalender van culturele en artistieke activiteiten en controleert of die volledig en correct is ingevoerd in de planningstool (Salesforce), rekening houdend met de beschikbaarheid van de ruimtes.
• Samen met de commerciële planner coördineer je de co-activiteiten met de sociale en commerciële programmering (Food & Beverage, Hospitality, Experience).
• Je houdt rekening met mogelijke problemen door geplande bouwwerkzaamheden en technische ingrepen of onderhoud, in samenwerking met de teams van de afdeling Uitbating;
• Je verzamelt relevante informatie bij de verschillende afdelingen (artistiek, productie, gebouw, publiekswerking, communicatie, commerciële agentschappen) en monitort de centrale planning.
• Je ondersteunt de operationeel coördinator bij het organiseren en opvolgen van stuurgroepvergaderingen om de planning en het vlotte verloop van de activiteiten te waarborgen. Als er problemen zijn signaleer je die bij de betrokken directie, de artistiek directeur en de algemene directie.
• Je zorgt ervoor dat alle afdelingen en teams beschikken over de juiste informatie over de evenementen en activiteiten die op stapel staan, vooral de afdeling Communicatie, die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de agenda.
• Je neemt deel aan het interne debat over milieuvriendelijke praktijken in musea en bij evenementen.

Profiel

• Je beschikt over een hoger diploma of een gelijkwaardige ervaring.
• Je hebt relevante ervaring bij een museum of culturele instelling met een breed en gevarieerd programma.
• Je bent een geboren organisator – je weet van aanpakken en speelt kort op de bal.
• Je kan zelfstandig en in teamverband werken, altijd constructief en oplossingsgericht.
• Je gaat geen enkele uitdaging uit de weg.
• Je kan werken met tools voor planning en/of projectbeheer, met name Salesforce of gelijkaardige software.
• Je hebt het Office-pakket – en dan vooral Excel – in de vingers.
• Je beheerst het Frans en/of het Nederlands. Kennis van het Engels is een pluspunt.
• Je wil je actief inzetten voor diversiteit en inclusie op de werkvloer en in de institutionele praktijk.

Aanbod

• Een voltijds contract van onbepaalde duur
• Een aantrekkelijke loon en tal van extralegale voordelen:
• Hospitalisatieverzekering
• Pensioenverzekering
• Maaltijdcheques van 8 euro
• MIVB-abonnement
• GSM-abonnement
• 8 extra vakantiedagen
• 1 dag telewerken per week, met een forfaitaire vergoeding van 45 euro/maand
• Een uitdagende job in een museum in volle opbouw

De Stichting Kanal wil een afspiegeling zijn van de creativiteit en diversiteit van Brussel en dit gemeenschapsgevoel actief uitdragen naar haar personeel en publiek. We moedigen kandidaten die deze visie en waarden delen aan om te solliciteren. Kanal discrimineert op geen enkele manier: elke kandidatuur wordt behandeld op basis van objectieve criteria die rechtstreeks betrekking hebben op de vereiste competenties en/of ervaring voor de functie.