Als projectverantwoordelijke voor Lichtfeest Lissewege en Krikrak speel je een cruciale rol in het aansturen, coördineren en coachen van het projectteam, met als doel de kwaliteit en het succes van beide projecten te waarborgen. Daarnaast neem je ook de rol van publiekswerkingsverantwoordelijke op. In die hoedanigheid ben je verantwoordelijk voor de ontwikkeling, coördinatie en uitvoering van de publiekswerking, met bijzondere aandacht voor publieksverbreding, participatie, vrijwilligerswerking en het creëren van een kwalitatieve en toegankelijke bezoekerservaring.

Je bent daarbij zowel lid van het team van projectverantwoordelijken als van het team publiekswerking, waar je jouw expertise inzet en deelt ter versterking van de kwaliteit, impact en samenhang van de projecten van Brugge Plus. Je werkt ook nauw samen met collega’s uit de teams productie, programma, communicatie en interne organisatie om de realisatie van de projecten optimaal te ondersteunen.

Je rapporteert aan de artistieke coördinator, die de strategische en personeelsmatige eindverantwoordelijkheid draagt voor alle projecten, publiekswerking en communicatie.

Kernresultaat 1

Coördineren en coachen van je projectteams

Je zorgt voor de planning, organisatie, coaching en opvolging van de aan jou toegewezen twee projectteams en bepaalt de concrete opdrachten en doelstellingen voor je directe collega’s.

Doel: Continuïteit en kwalitatieve werking van het projectteam garanderen.

Taken:

• Opstellen van een projectplanning in samenspraak met jouw projectteam en nauwgezet opvolgen van deadlines.
• Organiseren van regelmatig teamoverleg om taken en verantwoordelijkheden te verdelen en uitdagingen te bespreken.
• Waarborgen van de continuïteit binnen het projectteam.
• Controleren van de kwaliteit van het werk van je projectteam (planning, artistieke en organisatorische uitvoering, budget, stijl, efficiëntie, etc.).
• Signaleren van grotere problemen of uitdagingen binnen het projectteam aan de artistieke en/of algemene coördinator en adviseren over mogelijke oplossingen.
• Motiveren en sensibiliseren van je projectteam volgens de HR-richtlijnen (opleiding, afspraken,…).
• Uitbouwen van een netwerk van artistieke en/of zakelijke partners.
• Beheer van de budgetten voor de realisatie van je project, inclusief opmaak begroting, goedkeuring facturen, rapportage voortgang, …
• (Mee) begeleiden van startende en/of tijdelijke medewerkers of stagiairs binnen je team (peter- of meterschap).

Kernresultaat 2

Verantwoordelijk voor de kwaliteit en het succes van het Lichtfeest Lissewege en Krikrak

Je bent verantwoordelijk voor de volledige coördinatie en realisatie van je project(en), van concept tot evaluatie. Je bewaakt de projectscope, doelstellingen, planning, budgetten, programmatie en doelgroepen, en verzorgt de interne en externe afstemming met alle betrokken stakeholders. Daarnaast detecteer je proactief risico’s en knelpunten, stuur je bij waar nodig en zorg je voor een grondige evaluatie, rapportering en documentatie van elk projectfase. Dit alles doe je in lijn met de missie, waarden en artistieke kwaliteitsambities van Brugge Plus.

Doel: Het succesvol en met hoge kwaliteit bereiken van jouw projectdoel(en).

Taken:

• Je vertaalt de doelstellingen van het project naar een concreet concept en projectplan en bewaakt gedurende het volledige traject de voortgang, samenhang en kwaliteit van alle projectonderdelen.
• Je werkt nauw samen met collega’s, leveranciers, kunstenaars, vrijwilligers, partners en vertegenwoordiging van stad Brugge en andere stakeholders en zorgt voor een constructieve en professionele samenwerking.
• Je organiseert en coördineert alle noodzakelijke operationele voorbereidingen en zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig over de juiste informatie, afspraken en instructies beschikken.
• Je bewaakt de vooropgestelde doelgroepen, projectdoelstellingen, bezoekersbeleving en artistieke uitstraling van het project, steeds in lijn met de missie, visie en waarden van Brugge Plus.
• Je beheert het projectbudget op een zorgvuldige en transparante manier en volgt inkomsten, uitgaven en financiële prognoses nauwgezet op in overleg met de zakelijk en financieel verantwoordelijke.
• Je signaleert risico’s, knelpunten en opportuniteiten tijdig en formuleert passende oplossingen om de continuïteit en kwaliteit van het project te garanderen.
• Je verzorgt de interne en externe communicatie met alle betrokken partners, leveranciers, deelnemers, bewoners, vrijwilligers, sponsors en andere stakeholders.
• Je ondersteunt, in overleg met de communicatieverantwoordelijke, de promotie van het project door het aanleveren van inhoudelijke input en het bewaken van een consistente projectcommunicatie.
• Je vertegenwoordigt het project tijdens overlegmomenten, netwerkevenementen, pers- en publieksactiviteiten en geeft waar nodig toelichting aan stakeholders en doelgroepen.
• Je zorgt voor een grondige evaluatie van het project, stelt financiële en inhoudelijke rapporteringen op en staat in voor een correcte documentatie en archivering van de projectresultaten.
• Je werkt gedurende het volledige projecttraject volgens de waarden, kwaliteitsstandaarden en artistieke identiteit van Brugge Plus.

Kernresultaat 3

Verantwoordelijk voor de publiekswerking van Lichtfeest Lissewege en Krikrak

Je bent verantwoordelijk voor het ontwikkelen, coördineren en realiseren van de publiekswerking. Je zet gerichte initiatieven op om bestaande en nieuwe doelgroepen te bereiken, drempels tot deelname te verlagen en de betrokkenheid van bezoekers, deelnemers en vrijwilligers te versterken. Daarnaast sta je in voor de werving, begeleiding en waardering van vrijwilligers en bewaak je de kwaliteit, planning, middelen en resultaten van alle publieksgerichte acties.

Doel: Het vergroten en verdiepen van de participatie – in het bijzonder van scholen en/of buurtbewoners – en het realiseren van een kwalitatieve vrijwilligerswerking die bijdraagt aan een optimale bezoekersbeleving.

Taken:

• Je treedt op als aanspreekpunt voor publiekswerking binnen jouw evenement(en).
• Je ontwikkelt een plan van aanpak voor publiekswerking en participatie, inclusief doelstellingen, acties, planning en evaluatiecriteria.
• Je initieert en coördineert acties om nieuwe, ondervertegenwoordigde en moeilijker bereikbare doelgroepen aan te trekken en actief te betrekken.
• Je bouwt en onderhoudt duurzame samenwerkingen met verenigingen, scholen, welzijnsorganisaties, buurtwerkingen en andere partners die de participatie kunnen versterken.
• Je bewaakt de kwaliteit, toegankelijkheid en inclusiviteit van de publiekswerking en stuurt bij waar nodig.
• Je staat in voor de werving, selectie, briefing, begeleiding, opvolging en waardering van vrijwilligers.
• Je zorgt ervoor dat vrijwilligers, deelnemers en partners tijdig beschikken over de nodige informatie, afspraken en instructies.
• Je coördineert de praktische en logistieke organisatie van de publiekswerkingen en vrijwilligerswerking voor, tijdens en na het evenement.
• Je beheert het budget voor publiekswerking en volgt de middelen efficiënt en zorgvuldig op.
• Je verzamelt feedback van bezoekers, deelnemers, vrijwilligers en partners en vertaalt deze naar verbeteracties.
• Je staat in voor de evaluatie, rapportering en administratieve afhandeling van de publiekswerking en vrijwilligerswerking.
• Je werkt steeds volgens de missie, visie, waarden en kwaliteitsstandaarden van Brugge Plus.

Kernresultaat 4

Kwaliteit van alle projecten en publiekswerking mee waarborgen

Je draagt bij aan de kwaliteit van alle project- en publiekswerkingsinitiatieven van Brugge Plus, met een bijzondere aandacht en expertise in het bereiken van (jonge) gezinnen.

Doel: Een kwaliteitsvolle, gastvrije en duurzame werking en organisatie van Brugge Plus mee realiseren, in het bijzonder met een focus op en expertise over het bereiken van jonge gezinnen als doelgroep.

Taken:

• Permanente evaluatie en optimalisatie van de organisatorische of publieksgerichte aanpak van alle projecten van Brugge Plus.
• Adviseren en uitwisselen van expertise op het gebied van projectbeheer, concepten of publiekswerking binnen Brugge Plus en al haar partners.