Jouw rol

Je komt terecht in het operationeel team van de afdeling Uitbating van de Stichting Kanal, onder leiding van de operationeel coördinator.

De Stichting Kanal staat in voor het beheer en de uitbating van een culturele site van bijna 40 000 m2 waar internationale tentoonstellingen, culturele en artistieke activiteiten, conferenties, rondleidingen en publieks- en privé-evenementen worden georganiseerd. Je vindt er ook shops, restaurants, werkruimtes en de kantoren van onder andere de Stichting Kanal, Kanal Architecture en de commerciële agentschappen van Kanal.

Als site manager ben je tijdens de bedrijfsuren ter plaatse aanwezig. Je draagt bij aan de soepele werking op de site en zorgt ervoor dat de geplande activiteiten, de dagelijkse operaties in het gebouw en de verschillende teams en diensten die hierbij betrokken zijn, goed op elkaar zijn afgestemd.

Je bewaart het helikopterzicht over het dagelijkse reilen en zeilen op de locatie en zorgt ervoor dat alles vlot verloopt. Je werkt hiervoor nauw samen met de verantwoordelijken en hun teams, zonder hun technische of hiërarchische verantwoordelijkheden over te nemen.

1. Operationele voorbereiding van de site

Als site manager bereid je dagelijks de operatie en uitbating van het gebouw voor en zorg je ervoor dat aan de noodzakelijke voorwaarden voor de geplande activiteiten is voldaan.

• Samen met de planner overloop je de activiteiten, evenementen, interventies, leveringen en (co-)activiteiten van de dag.
• Samen met de operationeel coördinator breng je belangrijkste aandachtspunten en behoeften in kaart.
• Je organiseert operationele briefings van de teams op cruciale momenten in het bedrijfsproces (opening/sluiting van de site in samenwerking met Security, opening/sluiting van het museum in samenwerking met het agentschap Experience).
• Je loopt regelmatig rond in het gebouw en controleert de beschikbaarheid en de operationele staat van de ruimtes en apparatuur.
• Je meldt incidenten of onregelmatigheden aan de relevante diensten en zorgt ervoor dat die problemen snel worden aangepakt.

2. Coördinatie op het terrein en interne communicatie

Tijdens de bedrijfsuren ben je het centrale aanspreekpunt op de locatie.

• Je behoudt het totaaloverzicht van de lopende activiteiten en operaties.
• Je zorgt voor een vlotte informatiestroom tussen de teams volgens de geijkte operationele tools en procedures.
• Je faciliteert de samenwerking tussen Facility, Onderhoud, Security, Productie en de andere relevante teams, partners en stakeholders op de locatie, in nauwe samenwerking met de operationeel coördinator.
• Indien nodig, neem je de rol van ‘mobility manager’ op en beheer je de toegang tot de site (laadperron, beheer van het directe gebied rond Kanal, parkeerterrein, begeleiding van leveranciers en dienstverleners, enzovoort).
• Indien nodig bied je logistieke en technische steun tijdens de organisatie en uitvoering van activiteiten en evenementen, in overleg met de operationeel coördinator.
• Je helpt onvoorziene problemen en incidenten snel en efficiënt oplossen door de bevoegde contactpersonen en instanties in te schakelen.
• Je speelt kwesties die een beslissing van hogerhand of een specifieke expertise vereisen door naar de operationeel coördinator of naar de relevante verantwoordelijke.

3. Overdracht van informatie en operationele continuïteit

Je werkt samen met een tweede site manager om de operationele continuïteit en de informatie-uitwisseling tussen de verschillende bedrijfsperiodes mee te waarborgen.

• Op basis van het werkrooster en in nauwe samenwerking met de operationeel coördinator draag je bij aan het waarborgen van de continuïteit van de bedrijfsvoering op weekdagen en in het weekend, en tussen de dag-, avond- en nachtdiensten.
• Je houdt het logboek up-to-date door de belangrijkste incidenten, onregelmatigheden en aandachtspunten van de dag te registreren;
• Je brieft de operationeel coördinator over lopende zaken en terugkerende problemen op de site.
• Je gebruikt je praktijkervaring en kennis van de locatie om de operationele procedures en de uitbating van de site te verbeteren.

Profiel

• Je hebt aantoonbare ervaring in site management en/of in een soortgelijke functie in de evenementensector.
• Je beschikt over uitstekende interpersoonlijke vaardigheden en kunt goed en constructief samenwerken met verschillende profielen en partners.
• Je werkt pragmatisch, georganiseerd en oplossingsgericht, en speelt kort op de bal.
• Je kan zelfstandig en in teamverband werken, en neemt graag het initiatief.
• Je wil je inzetten voor diversiteit en inclusie in de institutionele praktijk.
• Je bent flexibel en bereid in variabele uurroosters te werken die zijn afgestemd op de openingstijden van Kanal, inclusief shifts in het weekend en – indien nodig – ‘s nachts.

Aanbod :

• Een voltijds contract van onbepaalde duur.
• Een aantrekkelijke bezoldiging en extralegale voordelen:
• Hospitalisatieverzekering
• Pensioenverzekering
• Maaltijdcheques van 8 euro
• MIVB-abonnement
• Gsm-abonnement
• 8 extra verlofdagen
• Telewerken met 45 euros/maand als forfaitaire bedrag.
• Werk in een stimulerende omgeving in een museale instelling in volle opbouw.

De Stichting Kanal wil een afspiegeling zijn van de creativiteit en diversiteit van Brussel en dit gemeenschapsgevoel actief uitdragen naar haar personeel en publiek. We moedigen kandidaten die deze visie en waarden delen aan om te solliciteren. Kanal is een inclusieve werkgever en discrimineert op geen enkele manier: elke kandidatuur wordt behandeld op basis van objectieve criteria die rechtstreeks betrekking hebben op de vereiste competenties en/of ervaring voor de functie.