Als stafmedewerker zakelijk beheer geef je mee vorm aan de duurzame, gedeelde en transparante werking van de Werkplaats. Dit doe je in nauwe samenwerking met de directeur en de collega die instaat voor administratie en logistieke ondersteuning. Je bent mede verantwoordelijk voor het personeels- en financieel beleid, ondersteunt diverse planningsprocessen, rapportages en het algemeen beheer van de vzw. Je waarborgt de zakelijke kwaliteit en continuïteit, altijd met een scherp oog voor inclusie en duurzaamheid.

Kernverantwoordelijkheden

1. Een duurzaam en gedeeld vzw-beheer realiseren

• Je waakt mee over het transparant en participatief beheer van de vzw, met toepassing van de Bestuurscode Cultuur en in overeenstemming met de principes van de UNESCO 2003 Conventie.
• Je bereidt algemene en bestuursvergaderingen inhoudelijk en administratief voor, en volgt de genomen beslissingen nauwgezet op.
• Je beheert en actualiseert interne documenten en processen (GDPR, juridische documenten, archief, huisvesting, intern beleid…).
• Je zet de principes van duurzaam organiseren om in concrete acties op vlak van People, Planet, Prosperity, Peace & Partnerships.
• Je werkt mee aan de digitale maturiteit van de organisatie en begeleidt digitaliseringsprocessen i.k.v. administratie, samenwerking en transparantie.
• Je draagt bij aan de verzelfstandiging en zakelijke ondersteuning in de verdere ontwikkelingen van o.m. FLAME – European Centre for the Safeguarding of Living Heritage, Ambacht in Beeld-Festival, …
• Je begeleidt mee de planning en evaluatie van de werking – zowel intern als voor externe stakeholders, met oog op een veranderingsgerichte werking en op monitoring

2. Een kwalitatief en lerend personeelsbeleid voeren

• Je verstevigt en implementeert een integraal personeelsbeleid, en stuurt dit bij wanneer nodig.
• Je stimuleert een lerende organisatiecultuur en ondersteunt teamleden bij individuele en gezamenlijke vormingstrajecten.
• Je begeleidt en ondersteunt mee de jaarlijkse functionerings- en evaluatiegesprekken, met aandacht voor welzijn en talentontwikkeling.
• Je ondersteunt het team in hun gedeelde verantwoordelijkheid i.k.v. de horizontale werking en projectverdeling per strategische doelstelling.
• Je coördineert de inzet en begeleiding van vrijwilligers en freelancers binnen de Werkplaats.

3. Een stevig en integer financieel beleid hanteren

• Je beheert de analytische boekhouding van de vzw en bent verantwoordelijk voor het opvolgen van het financiële overzicht per project, partner of werkingslijn. Je staat in voor globaal budgetbeheer en begrotingen.
• Samen met de boekhouder en administratief medewerker tref je de voorbereiding voor de jaarrekening.
• Je bereidt de financiële rapporten voor richting overheid, Bestuur/Algemene Vergadering en andere stakeholders.
• Je ondersteunt de andere medewerkers bij fondsenwerving en projectontwikkeling (Vlaams, internationaal, thematisch…).
• Je ziet erop toe dat de Werkplaats zorgvuldig en verantwoord met publieke middelen omgaat.