Onder begeleiding van de ‘Coördinator Partnerships & Hospitality’ en de ‘Coördinator Ticketing’ ondersteun je de public relations en events van het festival. Verschillende personen (relaties van het festival, sponsors en gasten uit de film- en filmmuzieksector) worden door Film Fest Gent uitgenodigd voor diverse events. Je ondersteunt het festival in het opmaken en uitsturen van uitnodigingen, de opvolging van inschrijvingen en het uitsturen van tickets. Daarnaast ondersteun je de coördinator bij de voorbereiding en uitvoering van de hospitality events tijdens het festival.

Je ondersteunt de ‘Coördinator partnerships, hospitality’ bij:

• de opvolging van gastenlijsten in de database. Hiervoor krijg je een opleiding;
• het opmaken en uitsturen van de uitnodigingen voor PR events (o.a. opening- en slotceremonie);
• het opvolgen van de inschrijvingen en het uitsturen van tickets naar PR genodigden; je bent de contactpersoon voor genodigden bij vragen over tickets en praktische problemen;
• het opstellen van zaalplannen voor events;
• de opvolging van het nodige materiaal tijdens events (banners, polsbandjes, logo’s…);
• de dagelijkse opvolging en uitvoering van de events. Je assisteert tijdens de events om dit mee in goede banen te leiden.

Aanvullend draag je bij tot de algemene vlotte werking van het departement partnerships, hospitality en productie. Je draait mee in de volledige werking van het departement en ondersteunt waar nodig.