Samen met de technisch coördinator stuurt de venue-coördinator een klein team aan, dat zorgt voor de dagelijkse exploitatie en werking in de club.

Je bent het centrale aanspreekpunt voor de partners, programmerende organisaties, personeel, leveranciers en de eigenaar van het gebouw.

Je bent verantwoordelijk voor de omkadering en vlotte realisatie van alle activiteiten in de zaal. Dit houdt de zakelijke, administratieve en productionele opvolging in, net als de personeelsplanning en personeelsadministratie.

Realisatie

• Samen met de technisch coördinator waarborg je een veilige omgeving voor publiek, personeel en artiesten.
• Je werkt noodprocedures uit en staat stand-by voor incidenten (zoals een brandalarm).
• Je bent het aanspreekpunt voor buurtbewoners en beheert de info-mailbox.
• Je zorgt voor de orde en netheid van de venue en stuurt de schoonmaakpartners aan.
• Je bent verantwoordelijk voor de lockers, het afvalbeheer en de verloren voorwerpen.
• Je doet de aankopen van het productiemateriaal en volgt de stock voor hospitality op.

Event realisatie

• Je maakt offertes en overeenkomsten op en staat in voor de afrekening en facturatie na afloop van het event.
• Je coördineert en realiseert alle externe zaalhuur.
• Voor het aansturen van de zaalverantwoordelijke en zaalpersoneel, maak je briefings per event en plan je de nodige veiligheidsopleidingen in.
• In overleg met de externe organisator zorg je voor de juiste personeelsbezetting per event en plan je de crew in (freelance zaalverantwoordelijken, security, stewards en wc-personeel).

Zakelijk beleid, HR en boekhouding

• Je staat in voor de facturatie en werkt nauw samen met de boekhouder en rapporteert aan de raad van bestuur.
• Je volgt de sponsorcontracten en verzekeringen op.
• Je woont de meetings over de begroting bij en volgt de budgetten op.
• Je volgt de urenregistraties en contractvoorstellen op, en bereidt de loonuitbetalingen voor. Je bent tevens het contactpunt voor Idewe, de externe dienst voor preventie.

Coördinatie

• Samen met de technisch coördinator sta je in voor de coördinatie van het team en de exploitatie van de Club.
• Je maakt deel uit van het programmateam dat de kalender en de agenda beheert.
• Je maakt deel uit van het coördinatieoverleg dat de algemene werking overziet.