Je werkt binnen S.M.A.K., het Stedelijk Museum voor Actuele Kunst in Gent, in het team van Collection-care, Productie- en Facility. Als eventcoördinator ben je verantwoordelijk voor de praktische realisatie van de evenementen in het S.M.A.K. Het gaat zowel over externe events (vb. sponsorevents, commerciële zaalhuur) als interne events (discursief artistiek programma, Late Donderdagen…). Je staat in voor het totale proces rond het uitwerken van evenementen van de preproductie, de opbouw tot en met de afbouw.

Het coördineren en organiseren van evenementen zit in je vingers.

• Je ontvangt evenementvoorstellen en zorgt dat deze vertaald worden naar een fysiek evenement. Je bent hierbij alert voor de haalbaarheid en crowd management, denk hierbij aan catering, belichting, opbouw van het evenement, vrijwilligers, enz.
• Samen met de organisatoren (intern en extern) maak je budgetten en de (deel)planningen op. Je zorgt voor een realistische kijk op de uitwerking en budgettering en bent het eerste aanspreekpunt voor de organisatoren.
• Je bouwt een professioneel netwerk van aannemers en leveranciers uit om de realisatie te ondersteunen.
• Je bent verantwoordelijk voor het opmaken, opvolgen en beoordelen van bestelbonnen en offertes.
• Je coördineert productieassistenten bij de opbouw en afbraak van evenementen.

Je bent betrokken bij de inhoudelijke uitwerking en conceptbepaling van evenementen.

• Je maakt kaders op met berekeningen voor mogelijke evenementen in het S.M.A.K.
• Je overlegt met de betrokken museumteams (zakelijk team, productieteam, veiligheid, artistiek team, enz.).
• Je maakt correcte inschattingen over de technische aspecten die bij evenementen komen kijken.
• Je bespreekt de invulling van het event met externe partners zoals cateraars en productiefirma’s.

Je zorgt dat alle nodige info correct gecommuniceerd wordt.

• Je verzorgt de interne communicatie rond events bij alle betrokken partijen, onder andere tijdens een wekelijks coördinatieoverleg.
• Tijdens een wekelijkse terugkoppeling met het hoofd collection care, productie en facility bespreek je de nodige updates.
• Je behoudt het overzicht, zodat interne en externe partners steeds geïnformeerd zijn tijdens het proces.