Als medewerker onthaal en administratie in GC De Markten ben jij het eerste aanspreekpunt voor bezoekers. Je verwelkomt iedereen met een glimlach, helpt hen verder en creëert een gastvrije sfeer. Geen dag is hetzelfde: je beantwoordt vragen, organiseert administratieve taken en springt in om collega’s te helpen. Dankzij jouw enthousiasme en gestructureerde aanpak bouw je mee aan een bruisende en verbindende ontmoetingsplek voor Brusselaars, artiesten en verenigingen.

Onthaal

• Je zit afwisselend en samen met andere collega’s aan de onthaalbalie om bezoekers te ontvangen.
• Je behandelt telefoons en e-mails op een klantvriendelijke manier. Je beheert de algemene mailbox van GC De Markten.
• Je beantwoordt vragen of wensen van bezoekers zo snel mogelijk. Eventueel verwijs je hen door naar andere organisaties of diensten.
• Je houdt de inforekken en affichewand op orde en up-to-date.
• Je zorgt voor het zaalverhuur (controle planning, prijsofferte, opmaak overeenkomst).

Planning en organisatie

• Je beheert de activiteiten en inschrijvingen van GC De Markten in de juiste software. Je doet ook het voorbereidende werk voor het ingeven van alle informatie in de backoffice.
• Je noteert vragen of wensen van de zaalgebruikers en geeft ze door aan de juiste collega’s (technisch personeel, zaalpersoneel, conciërge …).

Administratieve ondersteuning

• Je verzamelt, verwerkt en rapporteert administratieve en financiële gegevens.
• Je stelt officiële documenten en rapporten op en archiveert ze correct.
• Je kopieert, verzendt en klasseert documenten en zorgt voor een gestructureerd archief.
• Je volgt de inventaris van het bureaumateriaal op. Je bestelt onder meer bureaumateriaal, technisch materiaal, poetsmateriaal … voor GC De Markten.
• Je springt in als collega’s afwezig zijn of als er extra hulp nodig is.

Andere taken

• Je helpt mee bij activiteiten (zoals recepties, feesten, voorstellingen …) in GC De Markten. Soms ‘s avonds of in het weekend.
• Je ondersteunt stafmedewerkers en andere collega’s bij het werk op vraag en waar nodig.