Als administratief medewerker sta je in voor de praktische en organisatorische ondersteuning van de algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport (CJS) van de VGC. De directie CJS ondersteunt een brede waaier aan initiatieven in Brussel: van jongerencollectieven en sportclubs tot grote kunstinstellingen. Dit doen we via subsidies, netwerking en expertise. Daarnaast organiseren we ook zelf activiteiten rond sport, jeugd en erfgoed. Je biedt ondersteuning aan meerdere teams en het directiesecretariaat bij hun dagelijkse werking en staat mee in voor het beheren en actueel houden van gegevens. Daarnaast ondersteun je de opvolging van dossiers en draag je bij aan een vlot verloop van de bijhorende processen.

Opdrachten:

Administratieve en dossierondersteuning:

• Je verzamelt, verwerkt en houdt gegevens en informatie bij met behulp van digitale tools en software.
• Je biedt ondersteuning bij de voorbereiding, opvolging en administratieve afhandeling van dossiers, waaronder ook subsidiedossiers.

Documentbeheer en schriftelijke communicatie:

• Je bereidt documenten voor, stelt ze op, controleert, registreert en klasseert ze.
• Je ondersteunt bij het beheer van briefwisseling, overeenkomsten en officiële communicatie in het kader van dossieropvolging.

Informatie- en klantgerichte dienstverlening:

• Je zorgt voor een correcte en vlotte informatieverstrekking aan interne en externe contacten.
• Je bent het aanspreekpunt (telefonisch, schriftelijk en onthaal) en draagt bij aan een klantvriendelijke dienstverlening, in afstemming met het directiesecretariaat.
• Je geeft toelichting over de stand van zaken van dossiers.

Beheer en actualisatie van databanken en beheerssystemen:

• Je zorgt ervoor dat ondersteunende databanken en digitale beheerssystemen altijd up-to-date en correct zijn.
• Je volgt aanvragen en dossiers op in de daarvoor bestemde systemen en zorgt voor een vlotte informatie-uitwisseling met de betrokken collega’s.

Correspondentie, onthaal en secretariaatswerking:

• Je verzorgt en volgt de inkomende en uitgaande communicatie (post, e-mail, telefoon) op.
• Je biedt ondersteuning bij grotere administratieve of logistieke verzendingen.
• Je treedt op als back-up voor het directiesecretariaat.

Logistieke en organisatorische ondersteuning:

• Je biedt algemene materiële en logistieke ondersteuning bij de dagelijkse werking.
• Je werkt mee aan de praktische organisatie en ondersteuning van vergaderingen, overlegmomenten en evenementen.