Taken
Onder leiding van het hoofd van de juridische afdeling zorgt de medewerker rechten, licenties en reproducties voor het juridisch correcte gebruik van werken, beelden en content binnen de instelling. De medewerker beheert de toestemmingen, onderhandelt over licenties, zorgt voor de opvolging van rechten en de naleving van de gebruiksvoorwaarden voor reproducties, publicaties, tentoonstellingen, communicatie en digitale verspreiding.

• De medewerker draagt bij aan de ontsluiting van de collecties en de interne beeldbank van Kanal; zoekt, selecteert, onderhandelt over en gebruikt beeldmateriaal voor de uitgaven van Kanal;
• voert onderzoek uit bij verschillende bronnen: auteursrechtenorganisaties (SABAM, SACD…), Belgische en buitenlandse culturele instellingen, elektronische beeldbanken, stichtingen, kunstgalerijen, particulieren, enz.;
• coördineert alle behoeften van het Kanal-ecosysteem (Kanal, Kanal Architecture en de agentschappen van Kanal).

Activiteiten

1) Beheer van rechten (clearance) en veiligstellen van het gebruik

• Rechthebbenden identificeren (kunstenaars, rechthebbenden, auteursrechtenorganisaties, producenten, fotografen, uitgevers, uitlenende instellingen, stichtingen) de auteursrechtelijke status van de werken en communicatiecontent analyseren (vermogens- en morele rechten, naburige rechten, rechten van de fotograaf, contractuele voorwaarden, gebruiksbeperkingen).
• Ondersteunen bij het zoeken en selecteren, in alle toegankelijke bronnen, van beelden van welke aard dan ook (foto’s, tekeningen, schilderijen, films, enz.) die kunnen worden gereproduceerd ter illustratie of ter begeleiding van een nieuwe productie van de uitgeverij.
• Toestemmingen aanvragen bij rechthebbenden en de opvolging van antwoorden en voorwaarden verzekeren. Risico’s inschatten en per project voorstellen formuleren voor het beheer van rechten.

2) Onderhandelen over en beheren van licenties en overdrachten van rechten

• De onderhandelingen over de voorwaarden voor licenties/overdracht van rechten coördineren met de rechthebbenden en partners.
• Ondersteuning bieden bij het opstellen van contracten/overeenkomsten (licenties, overdrachten, toestemmingen, reproductieovereenkomsten, bruikleenovereenkomsten inclusief beeldrechten).
• Toezien op naleving van contractuele verplichtingen: credits, wettelijke vermeldingen, gebruiksbeperkingen, voorafgaande goedkeuringen.

3) Reproducties en afbeeldingen

• Interne en externe aanvragen voor reproducties beheren.
• De productie en levering van beeldbestanden van Kanal coördineren.
• Uitgevers en producenten informeren over de te vermelden fotocredits.
• Toezien op de correctheid van gegevens (met name in geval van foutieve bijschriften).

4) Administratief beheer, traceerbaarheid en tools

• Een netwerk van freelance iconografen opzetten en coördineren.
• Een gecentraliseerde database bijhouden.
• Zorgen voor archivering en traceerbaarheid.
• Toezien op de bewaring van reproducties tijdens de gebruiksperiode.
• Procedures en sjablonen opstellen of aanvullen.

5) Ondersteuning van de teams

• Teams (artistieke leiding, collecties, publiekszaken, productie, communicatie, uitgaven) adviseren over de toepasselijke rechten en goede praktijken.
• Teams sensibiliseren rond thema’s zoals vermogensrechten, morele rechten, het publiek domein, credits en auteursrechtelijke verplichtingen. Meewerken aan het opstellen en toepassen van een verspreidingsbeleid.

6) Budgetbewaking en rapportering

• Opstellen van kostenramingen (rechten, vergoedingen, technische kosten) en bijdragen aan de budgetplanning van projecten.
• Opstellen van rapporten: aantal aanvragen, termijnen, kosten, risico’s, nalevingspercentages, komende deadlines, enz.