Binnen team productie zoeken we een tijdelijke versterking tot eind 2026. Samen met je collega’s zorg je voor de praktische en administratieve voorbereiding van residenties, evenementen en andere verhuuractiviteiten in De Grote Post. Je bewaakt het overzicht, ondersteunt organisatoren en artiesten en zorgt ervoor dat alle informatie correct wordt verwerkt en opgevolgd.

Productionele voorbereiding residentenwerking

• Je verzorgt de productionele voorbereidingen van de residenties binnen het vooropgestelde budget.
• Je vraagt de nodige informatie op en boekt overnachtingen bij een van onze gasthuizen en zorgt voor catering waar nodig.
• Je zorgt dat alle informatie en het bijhorend budget correct wordt ingevoerd in ons planningstool Yesplan, zodat de juiste informatie zowel intern naar de betrokken collega’s, als extern naar de artiesten, doorstroomt.
• Je bent aandachtig voor de nazorg door o.a. tevredenheidsenquête te versturen en residenten en gasthuizen persoonlijk te bevragen.
• Je staat in voor een correcte administratieve afhandeling en blijft waakzaam over het budget.

Accountmanagement verhuuractiviteiten

• Je behandelt inkomende aanvragen voor vergaderingen, workshops, opleidingen en andere verhuuractiviteiten.
• Je onderzoekt de vraag van de klant, controleert beschikbaarheden en werkt passende offertes uit.
• Je verzorgt de productionele voorbereiding van kleinere b2b-activiteiten en Oostendse cultuur- en sportactiviteiten.
• Je bent het aanspreekpunt voor organisatoren en stemt intern af met collega’s van logistiek, podiumtechniek, hospitality en ticketing.
• Je zorgt ervoor dat alle informatie correct wordt geregistreerd en opgevolgd in Yesplan.

Algemene ondersteuning van het team

• Je geeft boekingen door aan team zakelijk.
• Je plaatst wekelijkse bestellingen.
• Je controleert en vult gegevens aan in Yesplan.
• Je verzorgt de facturatie van verhuuractiviteiten