Functie

Als administratief en financieel medewerker ben je de backbone van de studio op vlak van administratie en financiën, zodat Hélène en de architecten zich volledig kunnen focussen op het creatieve werk, de projecten en de aansturing van de werven. Je werkt zelfstandig, neemt ownership over je takenpakket en bent het vaste aanspreekpunt voor alles wat administratie en financiën betreft. De functie is zo snel mogelijk in te vullen, liefst voor eind september.

Concreet neem je onder meer volgende taken op:

• Het beheren en up-to-date houden van het CRM-systeem (Teamleader). De studio is hier net mee gestart, dus er is veel ruimte om processen mee uit te denken en op te zetten.
• De contactpersoon zijn tussen het interieurbureau en de boekhouder: aanleveren van documenten voor BTW-aangiftes en andere boekhoudkundige verplichtingen.
• Facturen opmaken en versturen naar klanten.
• Aankoopfacturen ontvangen, controleren en betalen.
• Samen met Hélène de financiële planning opmaken: overzicht van betalingen en inkomsten.
• Opvolgen van administratieve dossiers zoals verzekeringen, belastingen en andere lopende verplichtingen.
• Het behandelen en opvolgen van binnenkomende aanvragen voor de verhuur van verschillende vakantiewoningen.

Tools waarmee je werkt zijn Teamleader, Claude (Cowork), Google Drive. De studio staat heel open om processen met AI (Claude) verder uit te werken en te automatiseren. Als je hier zelf affiniteit mee hebt of het graag mee vormgeeft, is dat zeker een troef.

Profiel

• Je bent bij voorkeur drietalig Frans-Nederlands-Engels; Frans is de meest gebruikte taal binnen de studio
• Je hebt ervaring met administratief en/of financieel beheer, idealiter binnen een kleine, zelfstandige structuur
• Je bent vertrouwd met Excel/Google Sheets en voelt je comfortabel met cijfers en boekhoudkundige logica
• Je neemt zelf ownership: je signaleert, organiseert en volgt op
• Je bent nauwkeurig, gestructureerd en discreet. Je komt zowel bij de zakelijke als bij een deel van de persoonlijke administratie van Hélène
• Je bent gewend aan een kleine, ondernemers gedreven omgeving en kan daar zelf structuur in aanbrengen
• Je kan zelfstandig werken, maar communiceert proactief
• Ervaring met Teamleader is een grote troef
• Je hebt interesse in het gebruik van AI-tools om processen te verbeteren
• En als laatste; affiniteit met financiële analyse is een plus. Je zoomt graag af en toe uit en maakt overzichten die Hélène helpen bij beslissingen

Aanbod

• Tewerkstelling van ± 1,5 dag per week
• Als zelfstandige/freelancer
• Mogelijkheid tot remote werk, maar liefst wel wekelijks 1 werkdag op kantoor (Rue Zodiaque, Vorst)
• Een rol met veel autonomie en verantwoordelijkheid binnen een kleine, warme en kwaliteitsvolle studio
• De kans om mee de administratieve en financiële processen van de studio vorm te geven, onder meer rond het pas geïmplementeerde Teamleader en het gebruik van AI-tools
• Startdatum: zo snel mogelijk, idealiter voor eind september