International & admissions officer

LUCA School of Arts is een creatieve hub voor bijna 5.000 mensen: meer dan 4.000 studenten en 800 collega’s. Aan hen biedt LUCA een onderwijs- en onderzoeksomgeving om hun creatief talent verder te ontplooien. Dat doen we via opleidingen hoger onderwijs in het brede domein van de kunsten, en via artistiek onderzoek, ingebed binnen een geassocieerde Faculteit Kunsten aan KU Leuven. LUCA heeft campussen in vier steden: Gent, Brussel, Leuven en Genk. LUCA is lid van de Associatie KU Leuven en de European University Alliance FilmEU.

  • LUCA School of Arts, Gent/Brussel
  • Type: Voltijds
  • Deadline: 9/1/2026

Over deze job

  • Je ontwikkelt een expertise rond diploma’s en taalattesten

    • Je staat samen met je andere admissions collega in voor de grondige credential evaluation van buitenlandse diploma’s van kandidaat-studenten: het voorbereiden, nakijken en becommentariëren van de diploma’s, transcripts en taalattesten.
    • Je volgt de Vlaamse en internationale wetgeving over toelatingsvoorwaarden op.
    • Je sluit aan bij het Task Force Toelatingsbeleid van Associatie KU Leuven en het Vlaams hogescholenoverleg over admissions.
    • Je waakt over de toelatingsvoorwaardes gepubliceerd op de LUCA-website
    • Je overlegt met collega’s van de andere diensten en met andere onderwijsdeskundigen in binnen- en buitenland die betrokken zijn bij de rekrutering, toelating en begeleiding van internationale studenten.
  • Je helpt bij de voorbereidingen van toelatingsproeven en masterassessments in de digitale aanmeldingstools kunststudereninvlaanderen of dreamapply.
  • Je staat in voor het proces van onboarding van internationale studenten (zowel diplomastudenten als exchange studenten)

    • Je werkt initiatieven uit in samenwerking met LUCA International, Stuvo en andere actoren om het onthaal en verwelkomen van internationale studenten duurzaam uit te bouwen,
    • Je ondersteunt in teamverband de processen inzake toelating, registratie en financiële administratie van internationale studenten.
    • Je staat in voor de communicatie met zowel (kandidaat-)studenten als collega’s en begeleidt hen doorheen de administratieve procedures zoals aanvraag visa en verblijfsvergunning, CEVI, blocked account,… Je communiceert ook met buitenlandse instellingen en ambassades en hun vertegenwoordiging in België. Je neemt actief contact op met gemeentelijke administraties in de steden van LUCA-campussen bij registratieproblemen van buitenlandse studenten.
  • Je staat in voor de campusoverkoepelende verwerking van de aanvragen van inkomende erasmusstudenten in de applicant-toepassing
  • Je volgt de ontwikkeling van nieuwe toepassingen op. Je volgt de workshops en testsessies die binnen LUCA of door de Associatie KU Leuven in Heverlee (of online) worden georganiseerd.
  • Afhankelijk van de noden bied je ondersteuning aan het Kernteam van Film EU+, bijvoorbeeld het boeken van vluchten en accommodatie voor studenten van het AudioVisual Team.
  • Je volgt de mailbox international@luca-arts.be en admissions@luca-arts.be
  • Je maakt deel uit van

    • het Kernteam-Onderwijsadministratie-LUCA. Dit is de groep die de onderwijsadministratie van onze hogeschool coördineert en nieuwe ontwikkelingen binnen de administratie voorbereidt, test, analyseert en implementeert voor de verschillende campussen van LUCA.
    • Het team LUCA International
  • Je sluit aan bij het teamoverleg onderwijsadministratie en bij het teamoverleg internationalisering, waar specifieke thema’s inzake internationalisering en admissions van LUCA aan bod komt.
  • Sporadisch help je met verslagen, bij interne of externe communicatie over de dienst of LUCA International en de organisatie van activiteiten zoals Erasmus Days, evenementen voor internationale studenten, toelatingsproeven/masterassesments, ea.

Bijkomende info

Gepost op 2025-12-19