Als administratief medewerker ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Je ondersteunt collega’s, leidinggevenden en vrijwilligers achter de schermen zodat zij zich kunnen focussen op hun kerntaken. Met jouw nauwkeurigheid, organisatietalent en mensgerichte aanpak zorg je ervoor dat administratieve, HR en financiële processen vlot verlopen. Tegelijk denk je mee na over hoe we onze werking nog efficiënter en gebruiksvriendelijker kunnen maken.

HR

• je bent verantwoordelijk voor het digitaliseren en optimaliseren van administratieve HR-processen;
• je beheert de registratie en opvolging van prestaties en afwezigheden;
• je staat in voor de maandelijkse loonverwerking in samenwerking met het sociaal secretariaat;
• je maakt contracten op voor medewerkers, jobstudenten en vrijwilligers en volgt deze administratief op;
• je ondersteunt bij de werving van jobstudenten en vrijwilligers;
• je bent verantwoordelijk voor de administratieve uitwerking van het HR-beleid. Je werkt procedures, sjablonen en richtlijnen uit, vraagt opleidingen aan en zorgt voor een efficiënte organisatie van HR-processen;
• je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s bij administratieve HR-vragen.

Administratie en financiën

• je maakt facturen op en volgt betalingen op via Peppol;
• je verzorgt kwartaalaangiftes;
• je ondersteunt bij de opvolging van budgetten en jaarrekeningen in samenwerking met de boekhouder;
• je helpt collega’s bij het aanvragen van offertes en het bestellen van kantoormateriaal, boeken en werkmateriaal;
• je volgt verzekeringscontracten op;
• je ondersteunt de administratieve opvolging van zaal- en locatieverhuur en de concessie van het café.